Cada día más empresas optan por digitalizar sus documentos y dar un paso más en la gestión del cambio, pero ¿qué es exactamente la digitalización documental? El término, digitalización documental, se refiere al proceso de transformación de un documento físico (es decir, en papel) a un archivo digital, permitiendo su gestión a través de internet o dispositivos digitales. Estos archivos habitualmente se almacenan y organizan en un sistema cloud que facilita su manejo y garantiza su seguridad.
Para poder convertir el papel en un archivo digital es necesario recurrir a la tecnología OCR. Un software OCR (del Inglés Optical Character Recognition) es un programa capaz de “leer” un documento físico del mismo modo que un ojo humano, identificando caracteres y objetos mediante un proceso de escaneado. A continuación, el programa crea un archivo digital idéntico imitando los textos y las imágenes del documento original. Algunos de los sistemas OCR permiten incluso, editar el archivo una vez digitalizado.
Beneficios de la digitalización de documentos
Los principales beneficios que más motivan a las compañías a realizar el cambio de formato de sus documentos son:
- Facilitar el teletrabajo y el acceso a distancia de archivos: El proceso de acceso a un documento es el mismo desde casa, desde la oficina, desde el ordenador o desde el móvil. Un documento original solo puede ser accesible para las personas que visitan su ubicación física, pero si el contenido del documento está digitalizado, puede estar disponible para personas de todo el mundo.
- Mejora de la seguridad documental: Los archivos se encuentran protegidos por las ventajas de un sistema de almacenamiento en la nube además de los diferentes antivirus y sistemas de ciberseguridad con los que cuente la compañía.
- Ahorro de costes de almacenamiento: Todos los documentos que se digitalicen ocuparán un total de 0 m2 y las estanterías, archivadores y cajas fuertes dejarán de ser necesarias al instante.
- Incremento de la agilidad y productividad en el flujo de trabajo: Acceder, editar y compartir un documento en cuestión de segundos es posible con un sistema organizado de digitalización de archivos.
- Eliminar la duplicidad de información: Un único documento sin duplicados que dificulten y entorpezcan en su almacenaje.
Digitalizar, primer paso para lograr un entorno eficiente
La tecnología ha cambiado por completo la realidad empresarial y lograr agilidad operativa es imprescindible como también lo es mejorar la experiencia de empleado. Contar con un servicio de digitalización de documentos se ha convertido ya en una necesidad en la era del dato y la automatización, eliminando los problemas aparejados con la gestión del papel y facilitando mayor rapidez y simplicidad en los procesos. Ser capaz de acceder a un archivo, editarlo y enviarlo en cuestión de segundos y sin que pierda validez legal marca la diferencia entre un entorno eficiente y todo lo contrario.
La digitalización de documentos, por tanto, es la primera pieza en el nuevo Workplace que camina del Hybrid Work hacia el Smart Work, donde el trabajo ya no está asociado a un lugar o ubicación física, ni a tiempos estrictamente definidos del día; cada vez más se trata de una actividad que se puede realizar desde cualquier lugar, dispositivo y momento.
La digitalización documental es lo permite la combinación con otras soluciones de gestión de contenido empresarial, que hacen más sencillo compartir, archivar y gestionar toda la información, facilitando acceder al siguiente nivel de agilidad operativa, a la vez que se reduce costes y aumenta la seguridad de información.
El mundo de los negocios es ahora digital y hay que adaptarse. Di adiós al papel. Consúltanos. Somos #DigitalTransformers
