Hasta hace bien poco las facturas eran introducidas de forma manual en el sistema contable, contabilizando los gastos uno a uno con los riesgos que lleva aparejado este proceso donde el error humano es habitual. La digitalización ha facilitado esta tarea evitando meter los datos a mano en los ordenadores con un gran ahorro de tiempo y aumento de la productividad.
Todo esto ha sido posible gracias a una tecnología llamada OCR, Reconocimiento óptico de caracteres, Optical Character Recognition, en inglés, que mediante un simple proceso de escaneado digitaliza archivos tanto en papel como en PDF de forma rápida siendo capaz de examinar, localizar y reconocer caracteres impresos como escritos a mano, convirtiéndolos en editables y procesables.
La tecnología OCR facilita la gestión diaria de tus facturas
Se trata de un sistema básico en la automatización de procesos financieros que facilita la gestión diaria de las facturas extrayendo toda la información de estos documentos en papel y electrónicos, automatizando la captura e interpretación de datos.
Este tipo de programas abren la posibilidad de transformar los documentos en información editable sobre la que poder trabajar disminuyendo el coste por empleado en la grabación de facturas, minimizando errores y sobre todo simplificando los procesos de aprobación. Por ejemplo, la gestión de gastos y la introducción manual de datos en ficheros es una de las tareas más tediosas en los departamentos contables.
Las PYMES manejan a diario una gran cantidad de documentos y los sistemas OCR permiten controlar de forma eficaz volúmenes altos de información manteniendo estos de forma organizada y accesible, haciendo la vida más fácil a los trabajadores evitando, rellenar manualmente informes contables, ahorrando un 80 por ciento de tiempo en comparación con la entrada de datos de forma manual.
Ventajas
Lo sistemas OCR consiguen, por tanto, un mejor control, seguridad y orden canalizando toda la información, evitando la transcripción manual de la misma, pudiendo realizar esta tarea en pocos minutos. Se trata de una tecnología que emula la capacidad del ojo humano para reconocer objetos.
Las ventajas del uso de OCR en la empresa son:
- Simplicidad de procesos, ahorrando tiempo pudiendo el trabajador emplearse en otras tareas más productivas.
- Evitan errores derivados de la transcripción manual, además del deterioro de los documentos.
- Más velocidad. La automatización agiliza el tiempo de procesado. Se estima que la velocidad media de lectura de estos programas son de 1.200 caracteres por segundo.
- Facilita las búsquedas, edición y archivado de la información, propiciando que compartir documentos sea más sencillo.
- Reducción del espacio de almacenamiento físico.
En contabilidad los principales beneficios señalan al registro automático y rápido de todos los gastos, control en todo momento del documento, propiciando mayor conocimiento de los gastos, pero sobre todo más seguridad al tener toda la información centralizada y digitalizada.
Funcionamiento de OCR
Los sistemas OCR son una tecnología transversal ya que normalmente se incorporan en soluciones de gestión documental, siendo parte importante de la digitalización de documentos y posterior gestión de la información. Este tipo de software inspecciona la imagen pixel a pixel, identificando los caracteres a través del análisis de sus características descomponiendo el texto convirtiéndolo en editable.
Son programas aplicables a distintos ámbitos y sectores, ya que su principal fin es extraer y usar los datos de los documentos escaneados, permitiendo tener acceso y editar el contenido del documento original con todas las garantías, teniendo un cien por cien de precisión en la contabilización automática de facturas.
El sistema OCR detecta al instante información de un recibo, como la fecha, el importe antes y después de impuestos, tipo de IVA, forma de pago, etc., procesándolo de forma automática en el programa contable.
Algunos de estos programas están basados en Inteligencia Artificial teniendo capacidad de autoaprendizaje, usando la nube para almacenar la información.
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