Las organizaciones siguen muy apegadas a los documentos físicos en un 50 por ciento de sus procesos, según los últimos estudios, sin tener aún mucho conocimiento del análisis del uso que hacen del papel. Sin embargo, una mala gestión documental es ya todo un lastre en la mejora de la eficiencia de las organizaciones que deben de esforzarse por evaluar y optimizar, proteger e integrar, pero también por automatizar y simplificar todos los procesos que estén vinculados al papel.
Gestionar el cambio en esta parcela pasa por conocer cuáles son lecciones que toda empresa debe aprender ante una mala gestión documental y estas son claras:
La información debe estar siempre accesible
Pasar casi el 50 por ciento de su tiempo buscando la información que hay en su empresa, es un gran obstáculo para la mejora de la productividad. Para evitarlo hay contar con una buena clasificación que garantice el acceso inmediato a los documentos y esto se hace a través de una correcta indexación entendiendo esta como la capacidad de registrar ordenadamente datos e informaciones para elaborar su índice, facultando extraer datos para su evaluación y análisis. Esto le permitirá recuperar con facilidad aquella información que le interese, compartir conocimiento, reutilizar contenidos y preservar la memoria corporativa. La facilidad en el acceso contribuye a reducir todos los tiempos aparejados con los procesos de papel a la vez que mejora su respuesta ante el cliente, que cada vez exige respuestas más inmediatas.
Sin digitalización no hay paraíso
El papel limita la productividad de las organizaciones ya que evita sacar el máximo partido a la información al ser el abono perfecto de las pérdida de tiempo y duplicidades, siendo además un serio riesgo para la seguridad. Digitalizando sus documentos podrá ahorrar espacio de almacenaje, reducir el gasto y ganar en rapidez, pero también contribuirá a mejorar sus procesos internos al hacerlos más ágiles pudiendo automatizar los mismos con mucha mayor facilidad. Recuerde que la digitalización de los documentos supone una reducción anual de costes operativos que oscila entre el 5 y el 20% del volumen de negocio según barajan los expertos.
Sin seguridad, el desastre está asegurado
Garantizar la integridad de los documentos es básico en la empresa y ello apunta a tener activados a los mecanismos de control necesarios en la relación con la información que maneja. Seguir archivando los documentos como se hacía en antaño en estanterías imposibles es más que probable que impida toda la labor de manejo y custodia de la información de la forma más óptima pero también no dude ni un instante en que será el abono perfecto para las pérdidas, extravíos o simplemente la desaparición ante, por ejemplo, los desastres naturales. Una buena gestión documental facilita toda la labor de manejo y custodia de la información y previene de riesgos innecesarios. Tener copias de seguridad, o auditorias completas de las acciones de los usuarios son algunos aspectos básicos para mejorar el control de la manipulación y la gestión eficiente de la información. El consejo es que las empresas sean capaces de implementar herramientas y monitorizar procesos para mantener la información a salvo.
La tecnología te ayuda
Dar la espalda a los avances supone un serio retroceso. Y la tecnología se ha convertido en verdadero el mecanismo disruptor que ayuda a las organizaciones en el camino de la transformación digital. Apostar por soluciones inteligentes que ayuden a automatizar la gestión de la información o bien que ayuden a su localización e interpretación le hará mejorar en productividad, reducir costes, ofrecer un mejor servicio al cliente o sencillamente mejorar su competitividad.
Da igual el tamaño, esto nos afecta a todos
Grandes o pequeñas, una mala gestión documental afecta a todo tipo de empresas. Tener información dispersa o diferentes criterios a la hora de guardar la información puede provocar retrasos con los clientes, pérdidas de credibilidad y mala decisiones. Aspectos, todos ellos, que inciden de forma directa tanto en el éxito, como el fracaso de las empresas independientemente de su tamaño.
Y ahora te toca a ti ¿sabrías contarnos cuáles son tus experiencias ante una mala gestión documental en su empresa y que lección sacaste? En Korporate nos interesa tu opinión. Escríbenos e incorporaremos tus reflexiones al artículo. Te esperamos!
