Hacia una Administración Pública más eficiente

Desde el pasado 2 de octubre y con carácter obligatorio, todas ellas empresas, personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica como comunidades de bienes o de vecinos, tendrán que relacionarse con la Administración electrónicamente para realizar cualquier trámite. Esto implica necesariamente un cambio sustancial en la manera que nuestros organismos públicos se relacionan con los usuarios y una apuesta decidida por la mejora de la eficiencia.

La Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común, que extendió su obligación también a notarios, registradores, gestores administrativos y otros profesionales que ejercen una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, pretende precisamente dotar de agilidad operativa a las administraciones de forma que ésta no sea un concepto que incide sólo en la empresa privada, obligando a acelerar sus procesos en la gestión del cambio.

Las ambiciosas aspiraciones pasan por lograr una Administración sin papel y por conseguir organismos públicos cada vez más conectados en los que se impongan la inmediatez en la relación con los ciudadanos, lo que obligará a adoptar nuevas formas de gestionar la información para aquellos usuarios más rezagados.

Para ello, se impulsa una herramienta como el Registro Electrónico, que será el punto de entrada para la presentación de documentos para su tramitación con destino a cualquier órgano administrativo de la Administración General del Estado, Organismo público o Entidad vinculada o dependiente a éstos, siendo el respaldo definitivo para abrazar la digitalización de este sector, muchos años anclado en la burocracia.

Kyocera , partner estratégico para las AA.PP

Precisamente la tecnología es un gran aliado en el camino al facilitar la implantación de entornos de trabajo eficientes en este contexto Kyocera desde hace años viene ofreciendo una serie de soluciones en el ámbito de la impresión que contribuyen también a la transformación digital de las AA.PP.

Ahorro de costes, seguridad, sostenibilidad, y simplificación de trámites o eliminación de duplicidades, no son entelequias en el este sector que mueve grandes volúmenes de información, gracias a los servicios de impresión gestionada con los que se alcanza altas cotas de eficiencia.

Un ejemplo de ello, es lo que ha conseguido Kyocera con el SEPE (Servicio Estatal de Empleo) que antes de su llegada, contaba con un total de 6.004 equipos, con una antigüedad de 7 años, distribuidos en 51 modelos distintos de 12 fabricantes diferentes.

El objetivo: eliminar la dispersión de proveedores y gestores, mejorar las políticas de impresión y la capacidad de auditoría, incorporando soluciones de alto valor añadido que ayudan a reducir los costes, pero también mejorar la calidad de impresión, ya que los consumibles y la mala calidad de los mismos inciden en este aspecto.

El resultado: ahorro de un 33 por ciento en mantenimiento y una reducción superior al 20% del Coste Total de la propiedad, (TCO), que implica el coste del hardware y el coste del mantenimiento durante el periodo de duración del contrato de mantenimiento, según se recoge en el WhitePaper elaborado por Kyocera.

Además se redujo el número de equipos, pasando de 6.004 a 2.575, donde la eficiencia quedó garantizada mediante notables ahorros generados en el coste por página.

El SEPE se ha beneficiado, entre otros, de las ventajas que otorgan nuestras soluciones de movilidad al facilitar la impresión de cualquier documento desde cualquier lugar, además de un mayor control en el acceso de los dispositivos de impresión que ayudan a reducir el gasto.

De hecho, lo más relevante es que el coste por persona y año destinado a impresión se ha llegado a reducir unos 300 euros con la implantación de estos dispositivos y una asesoría a medida.

Los ahorros obtenidos superan con creces los costes de mantenimiento de las infraestructuras existentes en los organismos que se han implantado nuevos modelos de mejora en la gestión y la manipulación de los documentos.

Además existe una clara tendencia alcista en inversiones de modelos de pago por página, reflejando la gran ventaja que supone, siempre, adquirir la impresión como servicio. Por otro lado, si bien las inversiones iniciales son un problema a la hora de abordar cualquier proyecto TIC de renovación de equipos, esto se solventa por modelos de arrendamiento, tal y como se resalta  en el documento.

Desde Kyocera by Korporate entendemos que la mejora tanto en el acceso y la distribución de la información es clave para una digitalización exitosa no sólo ya de las AA.PP, sino también de las empresas que comparten las mismas necesidades de canalizar sus esfuerzos en el incremento de su productividad y la eficiencia.