A menudo en las organizaciones existen varias barreras para lograr flujos de trabajo eficientes. La gran cantidad de información existente choca a diario con falta de herramientas que faciliten la colaboración pero sobre todo automaticen tareas. Eso unido a una gran resistencia al cambio que aún anida en las compañías fomenta que la eficiencia se vea reducida. Sin embargo, superar los desafíos que impone un flujo de trabajo verdaderamente eficiente no es imposible.
Automatizar para generar flujos de trabajo eficientes
Primero hay que saber de qué punto se parte y esto se logra a través de una auditoría digital que le ayudará a detectar cuáles son los problemas que se deben afrontar para lograr flujos de trabajo más eficientes, acción que implica siempre a las personas, procesos y tecnología. Tras ese paso, lo fundamental es limitar al máximo los procesos analógicos y el uso de papel, apostando decididamente por la digitalización.
El intercambio de información en el entorno empresarial debe responder a criterios de máxima agilidad y seguridad. La existencia aún en las compañías de procesos manuales lleva parejo siempre que la productividad se vea reducida.
Conviene recordar que un proceso es una secuencia de tareas, mientras que el flujo de trabajo es la manera en que esa secuencia es más eficiente y productiva.
Tener flujos de trabajo controlados impone abrazar la automatización y requiere analizar casi siempre por parte de las compañías a menudo cómo llegan los documentos, cómo se almacenan y también cómo se distribuyen, siendo el paso previo para generar un flujo de trabajo eficiente.
Herramientas como Solpheo Suite ayudan no solo a tener una gestión documental verdaderamente digital, evitando los siempre molestos silos de información, sino que logran mejorar procesos automatizando los mismos de manera fácil y sencilla. Con este tipo de software además de centralizar en una única plataforma todo el contenido empresarial, podrá optimizar precisamente toda la operativa de trabajo, sabiendo en todo momento en qué estado se encuentran todas sus tareas diarias, ayudándole a identificar riesgos y eliminando cuellos de botella en la operativa diaria. Se trata de una suite integral que nace de la combinación de un ECM evolucionado y un BPM avanzado. Dos herramientas fundamentales hoy para mejorar los flujos de trabajo.
RPA e IA para lograr más agilidad y precisión evitando errores
De otro lado, la llegada de Automatización Robótica de Procesos (RPA) abre un nuevo horizonte ayudando a mejorar el desempeño sobre todo en aquellas tareas rutinarias y administrativas, mejorando el rendimiento. Esta tecnología, que reemplaza procesos manuales para automatizarlos, simplifica operaciones a favor de la eficiencia, pero hay más. Implementarla junto con Inteligencia Artificial brinda ya una alta precisión a la vez que un mejor acceso a la información de negocio, haciendo más sencillas las decisiones empresariales, pudiendo prevenir fallos y hasta predecir tendencias. De hecho, ya se apunta que no habrá IA sin RPA. El objetivo es ejecutar tareas en muchísimo menor tiempo que lo hace cualquier humano, sin el riesgo de cometer errores, convirtiéndose en pieza clave para la mejora de los flujos de trabajo y por ende de los procesos.
En definitiva, a medida que se da el salto hacia una mayor digitalización, la mejora de los flujos de trabajo es notable, al igual que se logra más transparencia, mayor coordinación y más ahorro de tiempo. Lo que se traduce en empleados más eficientes, una mejora del rendimiento y experiencia de cliente plenamente satisfactorias que impacta, siempre, en unos buenos resultados de negocio.
