Procesar pedidos, gestionar nóminas, devoluciones, actualizar inventarios o atender adecuadamente y en tiempo real al cliente, no es nada fácil porque involucra de forma habitual a varias personas, siendo normalmente tareas manuales que absorben mucho tiempo en las organizaciones. Sin embargo, la Automatización Robótica de Procesos se ha convertido en la alternativa perfecta para la mejora de la eficiencia y el ahorro hoy en las compañías, al facilitar realizar con mayor simplicidad y a más velocidad precisamente aquellas acciones repetitivas con más precisión, estandarizando los procesos y optimizando los mismos.
Popularmente conocido como RPA, sus siglas en inglés, este tipo de tecnología ofrece una mejora notable de la calidad del servicio en los procesos back-office, pero también front-office, como servicios de atención al cliente, entre otros.
Los sistemas de robotización logran de forma automática y en el menor tiempo posible, procesar desde una transacción, encadenar respuestas o comunicarse acertadamente con el cliente, agilizando los procesos y reduciendo la carga de trabajo de los empleados, integrando flujos de trabajo de forma eficiente con el mínimo esfuerzo. Todo con la ayuda de robots de software, o también llamados bots (programas informáticos autónomos) cuyo cometido es permitir una gestión automatizada de todos los procesos mejorando la satisfacción del cliente, pero sobre todo facilitando el desempeño de los empleados.
Procesos que se pueden automatizar con RPA
La aplicación de los RPA es positiva en casi todos los sectores, incidiendo desde en la mejora de las tareas habituales de departamentos como el de Recursos Humanos, facilitando, por ejemplo, y simplificando la gestión de nóminas o la administración de personal o contratación. Pero también afecta satisfactoriamente en los procesos que se realizan tanto en las cadenas de suministros, como en servicios IT, Marketing, ventas y atención al cliente, mejorando notablemente la agilidad en las operaciones.
Por ejemplo, en contabilidad y finanzas se emplean de forma habitual para la realización de pedidos de ventas, cobros, relación con proveedores, etc.
Se cifra que los RPA pueden reducir los costes de procesamiento en un 80 por ciento y en menos de un año, la mayoría de las organizaciones tienen un ROI positivo, no solo al transformar y optimizar el flujo de trabajo, sino también al mejorar los tiempos de respuesta y personalizar las acciones ante situaciones específicas, algo muy valorado, por ejemplo, en las estrategias de CX (Customer Experiencie)
Beneficios del RPA
Para hacerse una idea los RPA consiguen imitar las tareas de la misma forma en la que una persona, hoy en día, realiza una actividad. Convirtiéndose, de esta forma, en una especie de “trabajador virtual”, que funciona de manera similar a como trabaja cualquier empleado, pudiendo ejecutar automáticamente las transacciones que le hayan sido asignadas: desde entender cualquier proceso, trabajar con datos o responder y colaborar hasta con otros sistemas cuando sea necesario.
Recordar que uno de los mayores beneficios de la Automatización Robótica de Procesos es que este tipo de aplicaciones pueden llegar a ejecutar tareas 24 horas, los siete días de la semana, pero fundamentalmente logran liberalizar de tiempo a los empleados, pudiendo éstos mejorar sus competencias o realizar tareas de mayor valor añadido para el negocio.
Pero hay más, porque un RPA consigue:
- Mayor control de los procesos
- Mejor procesamiento de los flujos de trabajo
- Reducción de errores: 100 por cien de exactitud, lo que se traduce en menos riesgo operacional
- Mejor experiencia de cliente
- Más seguridad
- Incremento de la velocidad de respuesta
- Más eficiencia y productividad
- Mayor Ahorro
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