Cómo reducir el uso del papel en su oficina

En España, pese a que la facturación electrónica es empleada en la mayoría de las compañías se da la paradoja de que se sigue optando en el 97 por ciento de los casos por imprimir las facturas no eliminando, así, el uso del papel, lo que lastra definitivamente la eficiencia.

Sabemos que el papel limita la productividad de las empresas, sin embargo tanto este dato como otros tantos, reflejan que todavía las compañías desconocen los beneficios que reporta una buena gestión documental y también una óptima política de impresión.

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Distintas son las razones que hay detrás de este hecho y van desde la desconfianza en las herramientas de gestión documental y de facturación electrónica, hasta la costumbre.

Eliminar el uso del papel en las oficinas además de mejorar los procesos, incrementar la productividad y garantizar el respeto al medioambiente supone una reducción en muchos casos del 63% de los costes, si nos atenemos, al menos, al proceso de la emisión de facturas.

Además, por término medio una empresa dedica un total de dos horas a trabajar con documentos, utilizando de media cada empleado al año unas 10.000 hojas de papel. Por ello, emplear soluciones y herramientas que mejoren tanto el acceso, como la manipulación y la localización de la información supone un paso de gigante en aras a conseguir una oficina libre de papel y por ende, un entorno de trabajo más eficiente.

No olvidemos que todo lo que rodea al papel está muy relacionado con tareas rutinarias e improductivas. Por tanto, apostar por la automatización en la gestión y manipulado, redunda siempre en la agilidad de los procesos empresariales.

Para hacer realidad la oficina sin papel las primeras recomendaciones pasan por evitar las copias impresas. Es decir: imprimir sólo lo indispensable. Hay que evitar, por ejemplo, la impresión de correos electrónicos.

Además es importante conocer el uso correcto de las impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales de su entorno de trabajo para evitar errores derivados de su utilización. Para ello, es crucial contar con un servicio de asesoramiento técnico que le indique como sacar máxima rentabilidad, con el menor costes.

Otro punto fundamental es el empleo de herramientas de colaboración. Hablamos de entornos de trabajo capaces de compartir, editar documentos desde cualquier lugar y que sean capaces de facilitar el intercambio de información de forma rápida y ágil, evitando, así, la utilización de papel.

Lo importante es poner freno a esas montañas de papel que se acumulan en las mesas de trabajo. Para ello, se debe apostar, también, por una buena clasificación de la información y esta no es posible sin la digitalización de sus documentos, lo que le generará notables mejoras en el acceso, ahorro de espacio y mayor conservación y seguridad.

Además es imprescindible tener conocimiento de las herramientas de gestión documental y facturación electrónica existentes en el mercado que ayudan a disminuir el empleo del papel garantizando una correcta administración de los documentos, clasificación y archivo, junto a todas a las medidas de seguridad necesarias.

Las organizaciones deben buscar la sostenibilidad y esta no se entiende, tampoco, sin tener un adecuado respecto al medioambiente, bien usando multifuncionales con tecnología avanzada capaz de hacer más en el menor tiempo posible, o bien vigilando y teniendo un control más exhaustivo de los gastos aparejado en la impresión. Reducir residuos o disminuir el consumo de los recursos empleados en la fabricación del papel como árboles, energía y agua son básicos para evitar la contaminación y hacer un consumo responsable que no comprometa a generaciones futuras.

Recuerde que una oficina sin papel da como resultado siempre organizaciones más productivas, pero también:

  •  Procesos y servicios más efectivos
  •  Mejor acceso de la información
  •  Uso óptimo de los recursos
  •  Más control y seguridad
  •  Disminución del tiempo de localización y búsqueda
  •  Mejora notable del entorno de trabajo

Hacer realidad un cambio de cultura en los procesos y los procedimientos es la única vía para hacer posible la oficina sin papel ¿Dispuesto a asumir el reto?

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