Cada vez trabajamos menos aislados y por ello, es bastante habitual que las distintas áreas, departamentos o unidades de negocio colaboren o cooperen conjuntamente, bien en proyectos o simplemente lo hagan dentro de la dinámica de negocio como mejor vía para la mejora de la eficiencia y la productividad.
Los llamados silos de información, definidos como aquellos elementos aislados donde no hay transferencia de conocimiento en las empresas, suelen ser el quebradero de cabeza de los directores TIC y señalan a esa falta de capacidad para trabajar de forma ágil entre las áreas que componen una compañía, siendo un indicador clave para detectar que estamos ante una organización lenta y por tanto una empresa anclada aún en el pasado.
Los síntomas más habituales son tanto la ausencia de comunicación, como de transferencia de la información, respondiendo normalmente a compañias estructuradas con un sentido muy vertical, jerárquico, muy orientadas al control, donde los costes de coordinación suelen ser elevados, resultando empresas bastante improductivas y poco competitivas y, en definitiva, empresas poco inteligentes.
Las llamadas smart pyme u organizaciones digitales tienden precisamente a todo lo contrario, imponiéndose la agilidad y la velocidad en la toma de decisiones, donde los flujos de información no dificultan el crecimiento, ni el
desenvolvimiento de la propia empresa al conseguir la plena optimización en el desarrollo de las tareas y la fluidez total de información.
Pero evitar los siempre molestos silos de información es posible. La primera acción pasa por realizar una evaluación constante de los procesos y las personas. La información debe fluir de forma libre y tras evaluar cuáles son aquellos cuellos de botella que impiden el desarrollo de las tareas, es básico dotarse de sistemas de colaboración documentales y de gestión empresarial que aporten una mayor facilidad a la hora de compartir información. Lo que ayudará a capacitar a todos sus departamentos para intervenir en los procesos, fomentando el trabajo en equipo y evitando las siempre costosas pérdidas de tiempo.
Las empresas deben estar preparadas hoy para desarrollar una cultura de colaboración facilitando que el conocimiento de distintas áreas se traspase a todas los departamentos para alcanzar así mejor los objetivos, fomentando la comunicación y pudiendo ser capaces de identificar oportunidades para la mejor del negocio.
La tecnología se constituye en pieza clave para mejorar esos procesos y eliminar los silos de información desarrollando sistemas que ayuden no sólo a una mejor gestión de la misma, sino también facilitando la movilidad accediendo a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Eliminar los silos de información supone trabajar de una manera más eficaz contando con los recursos necesarios para realizar las funciones de forma adecuada. El objetivo: facilitar la cooperación y crear sinergias, fomentando la colaboración para la mejora de los flujos de información que tan valiosos son en el entorno empresarial.
Tener silos de información en su empresa siempre acarrea:
• Aparición de duplicidades
• Falta de comunicación
• Dificultad en el acceso a la informacion clave
• Ineficacia
• Fallos de seguridad
• Lentitud en la toma de decisiones
• Pérdida de tiempo
Por ello, aquellas organizaciones que buscan hoy ser más competitivas e incrementar su productividad deben eliminar barreras en el acceso a la información logrando evitar silos mediante herramientas que faciliten la conexión y optimicen la comunicación para agilizar sus operaciones.
La información debe considerarse hoy como uno de los recursos principales de la empresa y ésta nunca debe ser patrimonio ni de las personas o los departamentos que la generan, sino de la empresa en su conjunto.
