La seguridad es un proceso de mejora continua en las organizaciones e incrementa la confianza de los clientes. Por ello, de nada sirve que una empresa tenga sofisticados sistemas de alarmas si luego no tiene protegido su bien más preciado: la información. Precisamente la fuga de datos es una de las pesadillas más terribles a las que deben hacer frente las empresas en la actualidad, así como la pérdida o el extravío de documentos (principal soporte de la información).
Por otro lado, si bien la tecnología ha producido enormes cambios y avances, también ha supuesto una llave de entrada a que toda la información sea más vulnerable en las organizaciones si no se implementan las medidas adecuadas abriendo, con ello, la puerta a la ciberdelincuencia. Veamos cuáles son algunos de los aspectos básicos a tener en cuenta para mantener toda la información de su empresa bajo control.
Contraseñas seguras
Hay que desterrar de una vez la idea de guardar las contraseñas en una libreta o simplemente en el post-it. Eso pertenece ya al siglo pasado… Las contraseñas son las llaves que dan acceso a nuestros servicios por lo que si alguien accede a ellas puede comprometer la seguridad y la privacidad de la empresa, con lo cual es ilógico que todavía haya quien las guarde en una libreta. También es conveniente no utilizar siempre la misma contraseña y que estás sean robustas: es decir formadas por al menos 8 caracteres. Ya sabe: olvídese de ‘123abc’.
Documentos siempre bajo control
A menudo ocurre que perdemos mucho tiempo en la localización de documentos estratégicos para nuestra organización o simplemente desconocemos dónde está guardada la información y quién tiene acceso a la misma pudiendo ser la antesala del desastre. Uno de los primero errores que se comente en relación con la protección de la información, es precisamente la ausencia de una adecuada clasificación de la misma. Seguir utilizando el papel en su empresa, además de ser un serio peligro, merma claramente la productividad de su organización, siendo el abono perfecto a que su empresa sea más vulnerable. En definitiva, tener una adecuada política de acceso a los documentos y rodearse de herramientas necesarias que faciliten y automaticen la gestión documental es una apuesta segura por la seguridad.
Copias de seguridad
Olvídese que hacer una copia de seguridad una vez cada cinco meses es suficiente, seguir ese camino puede ser la vía más fácil a la entrada de virus. Hay que ayudarse de las herramientas necesarias para automatizar este proceso o de lo contrario contratar el servicio con un tercero para evitar un mal mayor. Recuerda: hacer backup le puede salvar la vida. Por otro lado, hay que cuidar también los puntos WiFi que permiten acceder a la red corporativa, bases de datos de uso interno accesibles a Internet o servidores sin actualizar desde hace años.
Actualiza
La tecnología está siempre en constante cambio y por ello, es prioritario tener actualizadas y activas todas las soluciones que permitan detectar ficheros que llegan por correo electrónico o vía internet. Pero un antivirus brinda sólo protección elemental, lo que no es suficiente. Así, hay que apoyarse siempre en arquitecturas de seguridad, tecnologías consolidadas que les permitan proteger lo más valioso y facilite la vida de la organización para poder enfocarse en su negocio. Esto incluye también la página web, donde no sólo hay que ser muy escrupuloso con la legislación en materia de protección de datos, sino que las recomendaciones también apuntan a cambiar las contraseñas de administración de forma periódica y actualizar constantemente las herramientas complementarias que ofrece la propia web.
Cuida el factor humano
Las empresas deben esforzarse por capacitar a sus empleados en temas de protección de información. Una mala acción o error de un empleado puede poner en riesgo a toda la organización. Así que no hay que dejar de lado al factor humano, pues suele ser la primera línea de fuga. Precisamente los últimos datos apuntan a que el 45 por ciento de los trabajadores que abandonan una empresa tiene acceso a información confidencial de la misma habiendo accedido a algún tipo de servicio tras haber dejado la organización en un 49%, según cifras extraídas del estudio realizado por Osterman Research, dónde se indica la necesidad de aplicar medidas claras y establecer además acuerdos de confidencialidad tanto con proveedores, clientes, así como con los trabajadores y cualquier persona física o jurídica que vaya a acceder a la información de la empresa. Para ello, como señalan desde el INCIBE, «el establecimiento de políticas que indiquen al usuario claramente cuáles son los límites dentro de los cuales deberán desempeñar su actividad y por otro lado, dejar claro los procedimientos para aquellas actividades de especial importancia, disminuirán el riesgo para que se produzca una fuga de información».
En definitiva, la protección de la información se articula siempre alrededor de tres principios:
1. Confidencialidad: acceso únicamente de los documentos e información por el personal adecuado y autorizado.
2. Disponibilidad: Información sea accesible en todo momento.
3. Integridad: Correcta y libre de modificaciones y errores.
Recuerde que el 80 por ciento de la información que se maneja en los procesos de negocio tiene soporte documental, es decir: se sustenta en documentos físicos y electrónicos y por tanto, cuidarlos y protegerlos es vital para su organización. Desde Grupo Korporate ofrecemos siempre la máxima seguridad y control de los mismos con soluciones y aplicaciones que garantizan su completo cuidado, ayudándole a incrementar, además, la productividad de su empresa con un ahorro de costes notable.
