La gestión documental nunca ha sido tan fácil: consiga más ahorro y eficiencia con MyDOCument

¿Agobiado con la documentación de su empresa? Ya es posible dedicar menos tiempo a la gestión de sus documentos gracias a MyDOCument. Olvídese de dónde guardarlos, cómo archivarlos o qué hacer para organizarlos, ya que MyDOCument evita pérdidas innecesarias, le permite ahorrar tiempo, mejorar su productividad pero sobre todo, perfeccionar procesos y hacer que su empresa sea más accesible ofreciendo, en definitiva, un mejor servicio al cliente.

Recuerde que sin papel hay menos riesgo de que una organización pierda su información, pero además es la vía más adecuada para mejorar los procesos internos y aumentar la eficiencia en las empresas. En pleno siglo XXI hay que reducir los costes vinculados a los procesos de papel y la digitalización es ya una de las apuestas estratégicas más importantes en nuestros días. De hecho, las empresas hoy deben contemplar tres pasos para dar el salto a la oficina sin papel y estos pasan por la adopción del documento electrónico, manejo efectivo de los datos, pero también por la extracción automática de los mismos y la gestión documental inteligente es la herramienta más adecuada para conseguirlo.

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La estadística nos dice que un empleado puede llegar a invertir entre el 20 y el 36% de su tiempo en la búsqueda de información. Tener la información accesible a todos los niveles de la empresa es hoy prioritario, como lo es, también, controlar el acceso a los documentos y la administración de los mismos, para evitar fugas o extravíos indeseados. El éxito de un negocio depende en gran medida de la información disponible y cómo cuida su patrimonio más preciado: los documentos. Las grandes compañías destacan por la capacidad de tener la información que necesitan en cada momento y la esencia de la gestión documental está en hacer que toda la información que entra y se genera en una organización sea de todos y para todos, en cualquier circunstancia y para cualquier tema.

Con MyDOCument todo es mucho más fácil, ya que los documentos entran en la aplicación y son indexados en base a su contenido, permitiendo realizar cualquier búsqueda introduciendo cualquier palabra contenida en los mismos, facilitando, por tanto, su recuperación y sobre todo evitando situaciones de pérdidas inoportunas, tan habitual en las organizaciones que siguen utilizando el papel como soporte en sus procesos. Además apostar por la digitalización de documentos ofrece múltiples ventajas; entre ellas, un mayor incremento de la seguridad ya que el acceso a los documentos con MyDOCument está restringido a los usuarios con permisos habilitados para ello y, además, ayuda a una reducción de costes notable al disminuirse drásticamente aquellos asociados a la impresión y el almacenamiento.

Pongamos un ejemplo. Según un estudio de IDC para Kyocera DS, las compañías españolas dedican hasta el 5% del presupuesto total de TI a partidas correspondientes a impresión, desconociendo la mitad de las empresas consultadas cuáles son los costes reales aparejados.

Sin embargo, el gran error es contemplar sólo la amortización de la maquinaria y los tóner cuando hay que incluir dentro de ese coste total también la electricidad empleada y el soporte técnico. Con MyDOCument documentos dejan de imprimirse porque se encuentran con dos clics cuando son necesarios. Precisamente las tecnologías y las soluciones avanzadas de gestión documental permiten ahorrar hasta el 30 por ciento de los costes de gestión tradicional de la documentación de la empresa.

MyDOCument puede capturar fácilmente sus documentos, eligiendo incluso desde su pantalla, por medio de un simple clic, su destino. Pudiendo crear nuevas versiones y reemplazarlos sin que esto suponga una pérdida de tiempo adicional. Además de poder integrar en una sola herramienta la mayoría de los procesos de gestión de su empresa que tengan base documental, facilitará un aumento notable de la productividad de su organización haciendo el día a día más eficiente.

En Grupo Korporate ofrecemos soluciones eficientes para empresas eficaces, poniendo a disposición el criterio experto de nuestros profesionales para aportar soluciones personalizadas. Somos una compañía de capital 100% español, con 27 años de experiencia en la gestión de los documentos. Contamos con un equipo de más de 100 profesionales dedicados, y cerca de 3.000 clientes que confían día a día en nuestras soluciones. Pídanos presupuesto sin compromiso.

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