El proceso de facturación implica a muchos departamentos en las empresas. El más obvio: finanzas y contabilidad, pero también ventas e IT, que están necesariamente obligados a participar de la implantación de un sistema de facturacion electrónica.
En muchas ocasiones la complejidad de este tipo de proyecto radica en tratar con un número indeterminado de formatos y de prestadores de servicio pero sobre todo, la falta de información hace que muchas compañias se sienten reacias a cambiar procesos y asumir que la oficina sin papel es posible. Sin embargo con nuestra solución EdasFacturas todo es más sencillo.
Diversos estudios han demostrado ya que la principal razón para adoptar sistemas de facturación electrónica en las empresas no es proteger el medio ambiente o ahorrar costes, dos de las ventajas más conocidas de la factuación electrónica, sino simplificar la vida diaria. Así de simple y de complejo a la vez.
No hablamos de papeleo, sino de recordar pagos, tener la capacidad de acceder a la información desde cualquier lugar u organizar mejor las finanzas y sobre todo, ya en un nivel más avanzado, poder ser capaces de sacar información a los datos que contemplan las facturas con tan solo un clic. ¿Fácil? Sí, si opta por la solución adecuada.
En cualquier caso hay que considerar siempre la factura como la punta del Iceberg del proceso de gestión documental y por ello conviene tener en cuenta, antes de dar el salto hacia la digitalización de los procesos, cuáles son los requisitos que se exigen, tanto al receptor como al emisor, y que a menudo son olvidados.
Para el emisor:
- Tener el consentimiento previo del receptor.
- Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso de la Firma electrónica reconocida (qualified electronic signature en inglés).
- Almacenar copia de las facturas.
- Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).
Para el receptor:
- Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica.
- Almacenar las facturas recibidas digitalmente en su formato original.
- Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su búsqueda, visualizacon e impresión en caso de inspección. Es decir: acceso completo a los datos.
Nuestra solución EdasFacturas ha recibido el Premio Nacional a la Mejor Solución de Software de Factura Electrónica para la PYME ya que cumple con los requisitos que se necesitan para este tipo de soluciones pero además implementa muchas mejoras que son de gran utilidad facilitando, en definitiva, el trabajo en este campo al permitir, entre sus funcionalidades, que a la finalización de cada ejercicio contable se genere un fichero que contiene todas las facturas del mismo para su conservación segura durante el periodo marcado por la ley.
EdasFacturas es capaz de crear, además, una agenda de clientes con sus respectivos datos, para que la generación de facturas sea más rápida y sencilla pudiendo incorporar un listado de productos y servicios de la empresa para poder incluirlos fácilmente en cada una de las facturas a emitir y adicionalmente, es posible mantener un listados de proveedores a los que asignar las facturas recibidas de una manera más eficiente. ¿Quién da más?
Realmente en el mercado existen muchas soluciones de facturación electrónica, pero sin duda ninguna como EdasFacturas que además de ser fácilmente configurable, se adapta a cualquier tipo de organización.
En kyokorporate tenemos el conocimiento y la experiencia para iniciar proyectos de implementación de facturación electrónica. Nuestra propuesta de valor: comprender, diseñar, transformar, gobernar y optimizar.
