Digitalizar el proceso de facturación supone un ahorro notable de costes que mejora además la eficiencia de los procesos en un departamento tan crítico en las compañías como el de contabilidad. Sin embargo, son pocas las empresas que deciden digitalizar su proceso de facturación apostando todavía por el papel. En total sólo lo han hecho el 9 por ciento de las organizaciones. Las razones hay que verlas en la costumbre, la sobrecarga del propio departamento que aplaza cualquier decisión en la mejora del proceso y sobre todo, el hecho de que se siga aprovechando otros envíos en las empresas para remitir las facturas en formato en papel, pero, también, en la desconfianza frente a la tecnología existente. ( Informe SERES).
Los beneficios de digitalizar tu proceso de facturación son primero la facilidad en el acceso y la localización de las facturas, mejorando todo el proceso de búsqueda mediante los llamados metadatos que hacen posible la indexación de la información, es decir, registrar ordenadamente la misma, clasificarla y lo más importante: localizarla de forma sencilla.
También la digitalización garantiza un menor número de pérdidas y extravíos reduciendo notablemente éstos eliminando el uso del papel.
De otro, la fiabilidad en la conservación está garantizada, otorgándole más seguridad y un mayor espacio disponible.
Los documentos escaneados no requieren de archivadores, conservándose más en el tiempo y siendo más fácil su acceso mejorando, por tanto, la eficacia en un departamento que debe evitar también los errores humanos en la gestión, emisión, recepción y envío.
Además la digitalización certificada es ya la garantía de poder destruir sin problemas su factura en papel. Una factura en formato digital es sostenible con el medio ambiente, precisamente cualquier tipo de documento en formato digital reduce notablemente los costes asociados con el papel como tinta, envío postal, papel, archivadores.
El incremento de la productividad estará garantizada también, por la automatización del propio proceso, otorgándole la posibilidad de dinamizar los todas las gestiones del cobro y pago en su compañía. De hecho, una buena solución puede identificar los casos de morosidad más notables ofreciendo otras funcionalidades tan importantes como reenviar facturas, saber quién la reenvió o la realizar una óptima trazabilidad de todo el proceso. En las compañías cada vez se trabaja más de forma colaborativa y contar con una herramienta que modifique y recupere versiones de cada documento siendo capaz de identificar al autor, guardando su evolutivo, puede ser crucial para la mejora de la eficiencia pero también para el incremento de la seguridad.
