¿Sabe cuántas páginas se imprimen en su empresa? ¿Qué tiempo emplea en la gestión de sus documentos? ¿Podría decir cuánto gasta en papel? ¿Y en consumibles? Probablemente en alguna ocasión se le haya venido a la cabeza estas cuestiones o similares, y casi con igual seguridad no tenga respuesta certera a las mismas.
Hoy día la información y por ende los documentos, como principal soporte de la misma, siguen siendo vitales en las empresas, pese a que su producción y gestión es ya considerada como uno de los mayores gastos, llegando a alcanzar, según IDC, el 3 por ciento de las compañías. Las empresas a menudo se encuentran enfrascadas en una maraña de proveedores de servicio desconociendo todos aquellos costes que conlleva la gestión de su parque de impresión o simplemente la gestión documental de su empresa.
No hay tiempo, ni recursos o experiencia necesaria para realizar un control y lo que es más importante: habilidad necesaria para gestionar de forma eficiente su entorno de impresión. ¿Qué produce esto? Sencillamente notables mermas en la productividad y eficiencia de las compañía, además de un alto coste económico.
Los llamados MDS (Managed Document Service), o más conocidos como Servicios Documentales Gestionados, es la mejor herramienta que tiene cualquier negocio a su alcance para optimizar todo el proceso relacionado con la gestión de documentos en su empresa.
Hablamos en realidad de optimizar el hadware, mejorar la digitalización, el archivo y los flujos de trabajo. Pero también los MDS le otorgarán, además, más seguridad y importantes beneficios sobre el impacto medioambiental, mediante componentes de larga duración y la consabida reducción de costes, de un 30 por ciento, según indican los estudios, lo que hace de los Servicios Documentales Gestionados la mejor vía para racionalizar la gestión de producción documental en su empresa.
Desde Grupo Korporate contamos con este servicio desde hace años, ofreciendo soluciones creativas a la hora de gestionar flujos de trabajo y alcanzando unos altos niveles de satisfacción entre nuestros clientes, independientemente de su tamaño. De hecho, los MDS es un servicio que se adapta tanto para las grandes empresas pero también para las pymes, al ajustarse a las necesidades específicas de cada cliente. Cuestión muy importante porque hay que tener en cuenta que los MDS no son soluciones aisladas, sino toda una estrategia que ayuda a mejorar los flujos documentales de las compañías que los emplean comprendiendo cinco etapas. Estas pasan por analizar, diseñar, implementar, mantener y optimizar.
Su empresa, gracias a este servicio, tendrá en su mano un plan detallado sobre cómo mejorar procesos y reducir costes, además de la instalación del hardware y software con el que detectará su contabilidad, gestión de los procesos y las demandas en cuanto a seguridad. Obtendrá formación para el personal de la empresa y todo el soporte necesario que requiera tanto la gestión del proyecto como el entorno, ya que garantizamos menores niveles de consumo de energía y una mejora medioamiental.
La flexibilidad y escalabilidad definen, también, este servicio que si bien ayuda a las organizaciones a mejorar la eficiencia en la gestión documental, también incide en hacer que las empresas impriman mejor. Precisamente la reducción del uso del papel y del tóner es una de las ventajas más destacables de los MDS.
Además con los Servicios documentales gestionados logrará reducir la carga de trabajo del departamento IT liberándole de las tareas rutinarias, comprendiendo desde reparaciones y mantenimiento, hasta la petición de suministros de todo tipo: papel, tóner, recambio y pudiendo establecer, pudiendo implantar políticas de impresión que sean capaces, por ejemplo, de determinar cuándo los equipos de color pueden ser utilizados, evitando así costes innecesarios.
Desde Grupo Korporate diseñamos un proyecto de mejora integral para su organización que engloba desde la infraestructura de impresión adecuada, las soluciones documentales y de movilidad necesarias, junto a una propuesta de gestión y servicio personalizada que le harán lograr altas cotas de eficiencia sin olvidar la seguridad. Pídanos presupuesto sin compromiso.
