Lo que debe tener tu equipo multifuncional para ser eficiente

La impresión sigue siendo un elemento necesario en el flujo de trabajo, más, incluso, en el entorno híbrido. La demanda de impresoras  ha aumentado por el teletrabajo pese a que el negocio de impresión en oficinas cayera un 25% el pasado año. Ahora hay un nuevo cambio de tendencia con el retorno escalonado de los trabajadores que necesitan de dispositivos cada vez más versátiles.

Según datos de IDC las ventas de equipos multifunción A4 han crecido un 17% y las razones de este incremento hay que verlas en las capacidades de estos dispositivos para centralizar el trabajo: imprimir, escanear, fotocopiar, enviar faxes… A esto se le añade que cada vez tienen mayor conectividad y están más digitalizados permitiendo conexiones a distintas aplicaciones de gestión de documentos,  facilitando procesos en las organizaciones a la vez que también ayudan a la automatización de los mismos.

Estos “todo en uno” son capaces de adaptarse a las necesidades de cada empresa por la cantidad de modelos existentes que gozan de tecnología avanzada para imprimir a alta velocidad con una excelente calidad en diferentes gramajes y acabados.

La capacidad de impresión es una de las cuestiones que se debe valorar a la hora de invertir en esta tecnología que permite un gran ahorro de tiempo reduciendo costes, pero sobre todo ayuda a simplificar tareas, siendo una inversión rentable en entornos híbridos bajo la fórmula de renting que evita hacer un gran desembolso inicial.

Cuestiones claves a tener en cuenta para comprar un equipo multifunción

A la hora de comprar un equipo de estas características hay que valorar la industria o el sector al que se pertenece teniendo claro tanto los requisitos que deben cumplir los documentos impresos, como el tipo de escaneo que se necesita, valorando la posibilidad de conexión a las aplicaciones digitales, y el acceso a la nube.

También es importante saber el volumen de impresiones que se realizan por término medio en la compañía, la velocidad y el almacenamiento de papel.

Cinco son los requisitos básicos según Kyocera que debe reunir cualquier equipo multifuncional para ser óptimo:

  1. Tener alta capacidad de almacenamiento de papel e impresión. Elegir un equipo multifuncional con alta capacidad es una inversión a largo plazo. Es probable que a la larga cambien las necesidades y requieras más velocidad de impresión o tu compañía crezca. De otro lado, si inviertes en un equipo (o varios equipos) multifuncional, te saldrá más costoso comprar uno que no cubra tus necesidades, a uno que esté listo para crecer junto a tu equipo. Revisa siempre que la capacidad del equipo multifuncional sea igual o mayor a las necesidades de tu oficina.
  2. Que ahorre tinta y papel. Si compras un equipo multifuncional recuerda obtener uno que sea amigable con el ambiente y te haga ahorrar dinero. Para lograrlo, se necesita averiguar si tu equipo de impresión es ahorrativo o no, esto puedes saberlo viendo las especificaciones técnicas.
  3. Conectarse con aplicaciones digitales. Valora la capacidad de conectarse a todos los dispositivos, a través de aplicaciones digitales que agilicen tu flujo de trabajo. Esto, no solo es para modernizar la empresa, también se trata de recortar gastos al hacer que tus colaboradores sean más productivos y su trabajo más rápido. La mejor forma de lograr ambas cosas es utilizar la tecnología a tu favor, desde conectarse a la nube, hasta gestionar documentos con tu móvil. Ambas posibilidades hacen que tu equipo multifuncional sea mucho más que para imprimir o escanear documentos. Servirá para mejorar los procesos de tu compañía.
  4. Capacidad rápida de escaneo y lectura de documentos, según tu industria. Si tu industria necesita la digitalización constante de documentos, como comúnmente sucede, entonces el escaneo es muy importante. Existen equipos multifuncionales, que te permiten escanear un documento y subirlo directamente a la nube, además de mecanismos de lecturas que agilizan el procesamiento de información.

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