Hoy día en cualquier organización conviven necesariamente información en distintos soportes. Mail, facturas, imágenes, documentos en papel y a menudo eso provoca que las tareas administrativas sean todo un problema en muchas empresas al generar importantes pérdidas de tiempo.
Frente a ello, la tendencia es ir a modelos de negocio cada vez más digitales con el objeto de mejorar la calidad de los servicios, gracias sobre todo a la automatización de los procesos que lo que busca fundamentalmente es reducir los tiempos administrativos, algo que no es posible hoy sin tener una digitalización correcta de toda aquella información relevante que entra y sale de su compañía. La clave está en reducir al máximo el tránsito de papel, eliminar las impresiones descontroladas y sobre todo el empleo masivo de copias.
En Kyocera by Korporate somos conscientes de esa necesidad, así como de que la reducción de costes es una prioridad en los negocios actuales y esto en un entorno de trabajo eficiente pasa por tener optimizados los procesos de captura y distribución de los documentos con las soluciones adecuadas.
NSi AutoStore es el software idóneo para agilizar el flujo de trabajo en la oficina al transformar el papel en documentos electrónicos, ayudando a que las tareas administrativas sean mucho más eficaces y simplificando, en definitiva, sus procesos de negocio pudiendo enviar sus documentos a las aplicaciones previamente seleccionadas, de tal manera que pueda redirigir la información de manera más rápida y precisa.
NSi AutoStore es capaz de capturar todo tipo de documentos de forma ágil, lo que le llevará a olvidarse de mantener copias impresas, logrando proteger la información del paso del tiempo. Esta solución le permitirá compartir de forma más fácil la información entre distintos departamentos y además:
- Mejorar el acceso a la información
- Tener un mayor control
- Eliminar la pérdida innecesaria de los documentos, reduciendo el error humano.
- Optimizar su almacenamiento
- Ofrecer mejor servicio al cliente
- Facilitar un mejor orden y clasificación de su información
Facturas, contratos, documentación técnica, fax, correo postal, mails y hasta imágenes, todo podrá ser procesado con NSi AutoStore de forma inteligente, ayudándole a redirigir sus documentos de forma más sencilla al departamento requerido, con el mínimo esfuerzo y contribuyendo a hacer más rápida a su organización garantizándole, además, el cumplimiento legal gracias a su seguro procesamiento de documentos.
Seguir manteniendo los archivos en papel y no apostar por los documentos electrónicos le hará más complicado su trabajo, y supondrá todo un lastre para la productividad de su organización.
Recuerde que seguir empleando papel le obliga a destinar cada año esfuerzos en elaborar un estricto control en el almacenamiento, mejorar y optimizar la clasificación de los documentos, teniendo que llevar extremo cuidado en lugares de almacenaje que se seleccione para aquella información sensible de su compañía.
Frente a la agilidad, seguridad y protección de los documentos electrónicos, las copias en papel suponen siempre altas pérdidas de tiempo en la búsqueda de información, siendo el abono perfecto para la duplicación de tareas.
Además la digitalización de documentos le ayuda a ahorrar importantes costes en el manipulado, cifrados ya en distintos estudios en 32 euros por cada 10 documentos gestionados de forma inteligente. Sin olvidar que optar por generar documentos electrónicos supone ya la mejor vía para garantizar la autenticidad, integridad y conservación de la información.
Convertir, indexar y archivar documentos en aplicaciones de destino lleva mucho tiempo de trabajo y con NSi AutoStore liberará a sus empleados de muchos trabajos administrativos, pudiendo dedicarse a otras tareas de gran valor añadido en su empresa.
