Más espacio, eficiencia, optimización de recursos y, sobre todo, más seguridad. Estos son algunos de los beneficios que reporta la digitalización a las empresas desde el prisma de la gestión documental. Por todo ello la gestión documental y la gestión de procesos será en este 2016 ‘trending topic’ de la industria TIC, como ya vaticinan muchos expertos, al ser ya una de las cinco tendencias que marcarán la vida de las organizaciones en este año.
Las cifras avalan por sí mismas esta realidad ya que por término medio, los profesionales invierten casi la mitad de su jornada laboral en buscar documentos que necesitan y las empresas destinan nada menos que un total de 17 euros en archivar un documento y hasta 100 euros en recuperarlo.
Herramientas como MyDOCument pueden llegar a aumentar la productividad de su negocio de forma notable: hasta cerca de un 72 por ciento, y lo que es más importante: pueden llegarle a ahorrar un 27,39 por ciento de tiempo a sus trabajadores y hasta 32 euros por cada diez documentos gestionados de manera inteligente.
Datos que ya puso sobre la mesa AIIM (Association for Information and Image Management),en un estudio dedicado a la gestión documental y su importancia estratégica en las organizaciones actuales, ya que ésta junto a la digitalización de procesos, tienen un papel destacado dentro de las competencias digitales más relevantes a asumir por las empresas, siendo uno de los termómetros que mejor mide hoy la eficacia de su organización.
Recuerde que cuando hablamos de gestión documental señalamos a la capacidad que tienen las empresas de crear, compartir, organizar, almacenar y recuperar todos los documentos de una organización de manera eficaz.
Hasta aquí la teoria porque en la práctica, la ingente cantidad de información que a diario maneja una organización hace de la gestión de documentos un trabajo árduo de no contar con herramientas adecuadas.
Para entender por qué es importante la gestión documental hoy en las organizaciones hay que comprender primero cuáles son sus beneficios. Contar con un buen software de gestión documental le permitirá:
- Reducir los documentos perdidos y mal archivados
- Realizar búsquedas y recuperaciones más rápidas
- Dirá adiós a las cajas, archivadores, estanterías… reduciendo su espacio físico para el almacenaje.
- Agilizará el flujo de trabajo y la información
- Tendrá acceso instantáneo a los documentos
A esto hay que añadir, la seguridad, conservación e integridad de los documentos pero además, hay que echar un vistazo a algunas unas características clave en los software de gestión documental, como son la posibilidad que ofrecen de:
- Controlar las versiones del documento, es decir saber cuántas modificaciones se han realizado, quien y cuándo. Hablamos de trazabilidad en la gestión documental y también de auditoria.
- Posibilidad de en caso de error activar la versión anterior.
- Realización de anotaciones y configuración de alarmas que avisen de la caducidad del documento.
- Coordinar mejor la edición simultánea de un documento.
Con MyDOCument además podrá ver el tiempo empleado en la gestión de los documentos, medir la eficiencia de los procesos y ver el estado de cada uno de ellos en cada momento.
Además no hay que olvidar que una buena gestión documental incide de forma directa en el servicio prestado al cliente al mejorar la calidad del mismo posibilitando, así, tener bajo control toda la información y que sus procesos sean más eficientes.
Un ejemplo: con MyDOCument podrá imprimir, recuperar, descargar o enviar por correo electrónico cualquier documento que haya sido almacenado previamente electrónicamente dotando a su organización de una mayor agilidad operativa.
Además MyDOCument Enterprise es la herramienta perfecta para optimizar sus procesos y reducción de costes que cualquier empresa busca hoy en día, como puede ver en este vídeo.
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