Caminamos irremediablemente hacia la convivencia de humano y máquina en las empresas y la llamada Automatización robótica de procesos (RPA) es ya una de las tecnologías que más tendrán que decir en este aspecto en los próximos años. Así lo cree firmemente Arturo Peralta Martín-Palomino, Doctor en Ingeniería Informática, Doctor en Economía y Finanzas, Doctor en Psicología, además de profesor en UCLM, VIU y UNIR y CTO en Korporate.
En su opinión, en el puesto de trabajo digital del futuro será normal que distintos softwares desarrollen en las compañías aquellas tareas de menor valor añadido, las más rutinarias y repetitivas.
Con un amplio currículum en sus espaldas que le ha llevado también a explorar las posibilidades del Data Analytics, Arturo Peralta defiende que hay que evitar seguir trabajando en analógico y apostar por soluciones que sean aliadas para la mejora de los flujos de trabajo, pero sobre todo fundamentales para lograr más precisión y mayor eficiencia, siendo el RPA su máximo exponente.
Además defiende que los sistemas RPA son unas de las tecnologías más rentables que existen en el mercado, donde señala a plazos inferiores a un año para recuperar la inversión.
Transitamos con él en esta entrevista sobre en qué consiste esta tecnología y cuáles son sus aplicaciones en la empresa.
La Automatización Robótica de Procesos (RPA) se empieza a consolidar como palanca de transformación en las empresas ¿cuál es la principal aportación a los entornos de trabajo?
La principal ventaja es que la tecnología RPA nos da más tiempo y abre nuevas posibilidades para tomar mejores decisiones, ser más rápidos y eficientes, logrando mayor precisión y agilidad. Los sistemas de RPA están diseñados para realizar tareas repetitivas y regladas, permitiendo un mayor control de los procesos y un uso más racional de los flujos de trabajo, lo que reporta una mejora sustancial de la productividad.
Si tuviera que explicarle a su sobrino de diez años qué es un RPA ¿qué le diría?
RPA es como una especie de trabajador virtual que funciona de manera similar a como lo haría cualquier trabajador, pudiendo ejecutar automáticamente las tareas que le hayan sido asignadas. No es más que un software capaz de realizar con mayor simplicidad y a más velocidad aquellas tareas tradicionalmente manuales. Para lograrlo se sirve de robots de software, o también llamados bots (programas informáticos autónomos), capaces de realizar acciones repetitivas frecuentes con mayor precisión, estandarizando las tareas y optimizando las mismas. En definitiva, las aplicaciones de RPA consiguen imitar las tareas de la misma forma que lo hace una persona pudiendo trabajar con datos, responder y colaborar con otras personas.
¿Puede todo tipo de empresas utilizar este tipo de software? ¿Qué condiciones son necesarias para implantar un RPA?
Lo habitual es cualquier departamento sea susceptible de implantar esta solución que ayuda a simplificar el trabajo humano en aquellas acciones más repetitivas. Pero los procesos de negocio que deben automatizarse son aquellos que tienen un alto volumen de tareas manuales. Los procesos deben cumplir unos requisitos como que sean funcionales, estables y basados en reglas.
¿Digitalizar o automatizar? ¿Qué va primero?
Sin duda primero hay que digitalizar, sin digitalización no hay automatización. En pleno siglo XXI las empresas no pueden seguir trabajando en analógico y eso lo hemos aprendido con la pandemia. La digitalización es el proceso de convertir cualquier cosa en papel a formato digital y es el primer paso hacia la automatización, ésta mejora los procesos basándose en una serie de reglas para realizar tareas sin ninguna intervención humana. La automatización ayuda en definitiva a las organizaciones a ser más competitivas y libera sobre todo a los trabajadores para que se centren en actividades de mayor valor añadido. La automatización de procesos es ya la manera más eficiente de funcionar en las organizaciones.
¿En qué tipo de tareas y departamentos implantar un RPA es altamente recomendable?
En Contabilidad y Finanzas se emplean de forma muy habitual para los procesos de facturación, reduciendo notablemente la carga de trabajo administrativo, realizando auditorías automáticas, pedidos de ventas, cobros, relación con proveedores, etc. La automatización de procesos robóticos, puede adaptarse a cualquier negocio y a casi todas las áreas de empresa. En realidad, la aplicación de los RPA es positiva en casi todos los sectores, incidiendo desde en la mejora de las tareas habituales de departamentos como el de Recursos Humanos, facilitando, por ejemplo, y simplificando la gestión de nóminas o la administración de personal o contratación. Pero también afecta satisfactoriamente en los procesos que se realizan tanto en las cadenas de suministros, como en servicios IT, Marketing, ventas y atención al cliente, mejorando notablemente la agilidad en las operaciones.
El incremento de la productividad es una de las ventajas más notables asociadas a este tipo de software pero ¿podría destacar qué otro tipo de beneficios puede reportar esta tecnología a una compañía?
Yo diría fundamentalmente la precisión y la velocidad. Esta tecnología elimina de forma notable el número de errores humanos siendo una aliada perfecta para la mejora de los flujos de trabajo. Pero además mejora la experiencia de empleado haciéndolo más eficiente en el ejercicio de su cometido, consiguiendo que el talento se use de mejor forma logrando no solo trabajadores más productivos, sino también más comprometidos y felices con su trabajo diario.
Hablemos ahora de algo tan importante como el ahorro. ¿Qué le comentaría a quien piensa que un RPA sale caro y qué no es rentable para una pyme?
Sin duda, robotizar procesos requiere una inversión. Aunque la tecnología actual permite desarrollar robots de un modo muy rápido, es innegable que, como cualquier iniciativa de mejora empresarial, existe un coste asociado. Sin embargo, al contrario de lo que sucede en otros proyectos tecnológicos, donde la rentabilidad de la inversión es difícil de estimar, en los proyectos de RPA resulta muy sencillo. Para ello basta con considerar el coste del proyecto y el ahorro de horas de trabajo de las personas que venían desempeñando esas tareas manuales que el uso de robots consigue reducir o eliminar, algo que nos permite calcular el ROI del proyecto incluso antes de iniciarlo. En base a nuestra experiencia, podemos afirmar que el uso de RPA, para la robotización de tareas repetitivas, cotidianas y bien definidas resulta siempre muy rentable, con un plazo de recuperación de la inversión habitualmente inferior al año.
Para 2025 (Según datos del Foro Económico Mundial) la tasa de automatización de la fuerza laboral será del 47 por ciento, esto quiere decir que robot y humanos se repartirán el trabajo por igual. ¿Hacia dónde vamos?
Hasta hace pocos años, la robotización de tareas o procesos, hasta el nivel de automatismo y eficiencia que hoy podemos esperar, resultaba impensable. La realidad actual es que la popularización y mejora de las tecnologías relativas a RPA ha evolucionado de tal modo que su implantación será imprescindible para el mantenimiento de la competitividad de cualquier compañía en el futuro. Nos dirigimos hacia un escenario en el que, indudablemente, las personas continuarán siendo imprescindibles para el desarrollo de la actividad empresarial, pero desempeñando tareas de verdadero valor añadido, liberándose y dejando en mano de las máquinas aquellas de menor valor, más rutinarias y repetitivas.
Lo cierto es que robotizar procesos levanta mucha controversia, ¿está de acuerdo con aquellos que piensan que este tipo de tecnología viene a desplazar a los empleados en el ejercicio de su cometido?
Para nada, es una tecnología aliada ya que ayuda a mejorar nuestras capacidades y a que desempeñemos nuestro trabajo de forma más ágil y sencilla. RPA tiene un gran potencial de transformación en las organizaciones al configurar una nueva fuerza laboral que nace de una combinación perfecta de máquinas humanos, para mejorar las fortalezas y habilidades entre sí.
Todavía menos de la cuarta parte de las empresas han completado sus procesos de digitalización, ¿dónde cree que están fallando las compañías?
En mi opinión, la causa del problema es compartida por todos los actores involucrados en ello. Por un lado, es cierto que todas las compañías deberíamos tomar una mayor conciencia de lo imprescindible que resulta emprender procesos de digitalización, no solo para mejorar nuestra competitividad, sino simplemente para mantener nuestra operativa, entendiendo dichas acciones como una inversión y no como un gasto. Pero, por otro lado, y no menos importante, resulta vital que las empresas fabricantes o implantadoras de software hagamos un mayor esfuerzo para facilitar la integración de nuestras tecnologías en el cliente, con soluciones potentes pero fáciles de usar, sencillas de mantener y basadas en herramientas en las que su coste no resulte una barrera.
¿Qué papel juega la Inteligencia Artificial en los procesos de automatización? Ya se habla de automatización inteligente e hiperatomatización, ¿supondrá esto un nuevo cambio de paradigma en la forma en la que trabajamos? ¿En qué afectará al puesto de trabajo digital?
Aunque en muchos casos de modo transparente, la IA resulta cada vez más integrada en nuestro día a día. Poder pasar desapercibida es precisamente una de las ventajas que la IA en ciertas ocasiones puede tener. Así pues, en la automatización de procesos permite, por ejemplo, identificar errores en la ejecución de tareas, situaciones que podrían provocar un fallo, y corregirlo de modo automático tras haber aprendido o deducido la forma óptima de actuar en ese caso. Para el trabajador actual el uso de estas tecnologías le permitirá reducir su nivel de estrés, al conocer que un sistema automatizado podrá encargarse de buena parte de las tareas tediosas y propensas a errores que venía desempeñando, liberándose parte de su tiempo para poder centrarse en actividades más creativas, reconocidas y de mayor valor para su compañía.
Finalmente como CTO, además de un sistema RPA, enumere a su juicio qué dos o tres tecnologías son imprescindibles ahora para ser una compañía digitalmente diestra.
Actualmente nos encontramos en la era del dato. Cada vez resulta más frecuente la implantación de nuevas herramientas, sistemas y flujos de trabajo digitales en nuestras compañías, que generan diariamente grandes volúmenes de datos y documentos. Es por ello que el uso de tecnologías para gestión de procesos documentales, para facilitar el almacenamiento, la recuperación, la búsqueda y la compartición de documentos es fundamental. Por otro lado, y de modo complementario, considero que el uso de herramientas de data analytics para la extracción de información y conocimiento a partir de los datos resulta clave para una mejor comprensión y evaluación de la evolución de nuestros procesos empresariales, con el objetivo de facilitar la toma de más y mejores decisiones estratégicas. Por último, señalaría el uso de técnicas de IA como elemento transversal aplicable a casi cualquier proceso y tecnología para mejorar sus capacidades y desempeño.
