La eficiencia es la capacidad de conseguir un objetivo con los menores recursos posibles. Por tanto, para lograr un entorno de trabajo eficiente necesariamente éste tiene que estar dotado de las herramientas necesarias que sean capaces de aligerar los procesos.
Sin embargo, la eficiencia se confunde a menudo con la eficacia cuando ambos son conceptos diferentes. Si atendemos a la RAE (Real Academia Española) señala como eficacia la «capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera». Es decir, se puede dar el caso que se pueda ser eficaz pero no eficiente.
Parece evidente, por tanto, que en un contexto tan digital como en el que estamos inmersos, tener un entorno de trabajo eficiente y a la vez eficaz, es garantía éxito. Por ello, desde Korporate Technologies hemos elaborado una pequeña guía para conseguir que su empresa alcance las metas propuestas a través de una serie de sencillas pautas que le llevarán a tener una correcta utilización de sus recursos.
Tomen nota:
1.- Haga sus procesos menos costosos
Conviene analizar, primero, qué usos le está dando al papel en su empresa. Los datos indican que más de la mitad de las organizaciones continuan basando sus procesos en papel frente sólo al 15 por ciento que ya están dando el salto a la digitalización, siendo el papel, para el 62% de las empresas uno de los mayores riesgos de seguridad. Piense que, según datos de la consultora Gartner y Arthur Andersen, 11.000 euros es lo que cuesta archivar sus documentos en un archivo tradicional frente a los 114 euros que se estipula en la adopción de un sistema electrónico. Además el empleo de papel puede llegar a propiciar a la larga, si no se tiene una óptima gestión documental, pérdida de credibilidad, retrasos con los clientes y malas decisiones financieras. Eso sin contar que su seguridad, empleando papel, puede ser un polvorín si no tiene las medidas de conservación y custodia adecuadas.
2.- Automatice
El objetivo es claro: sustituya las tareas manuales y empiece a realizarlas de manera automática. Un ejemplo de ello es la facturación electrónica. Con la automatización logrará ventajas muy evidentes: más agilidad en el trabajo, ahorrará costes, además tendrá una visión más completa de su negocio detectando, así, cuáles son las partes menos eficientes del mismo e implementar mejoras. Quédese con este dato: Por ejemplo la factura en papel cuesta unos 5,61 euros (emisión y recepción) frente a los 3,91 euros que también de emisión y recepción es el coste que se cifra para el formato electrónico. Recuerde que la automatización le permitirá centrarse en tareas más productivas que le generan más negocio.
3.- Controle el gasto
Hágase la siguiente pregunta. ¿Sabe realmente las veces que imprime y cuántas copias de papel se hacen en su oficina? Es algo sencillo, pero a las empresas se le antoja una cuestión compleja si no tiene las herramientas idóneas para ello. La gestión del parque de impresión es fundamental para saber donde se puede mejorar en su organización y en qué ahorrar, sin embargo muchas empresas desconocen los números que manejan al respecto. Sinceramente los números pueden llegar a sorprenderle. Tenga bien presente que la falta de control genera, casi siempre, gastos innecesarios.
4.- Aprenda a gestionar el cambio
En las organizaciones hoy se busca flexibilidad, han de ser capaces de adaptarse a los cambios que impone las constantes innovaciones tecnológicas que se han instalado en el nuevo entorno empresarial, mucho más dinámico que busca sobre todo satisfacer, casi al instante, las necesidades de un cliente cada vez más formado y sobre todo más digital. Por ello, un valor al alza hoy es la eficiencia y para conseguirlo herramientas como Solpheo Suite son sin lugar a dudas el mayor aliado para mejorar la productividad y mejorar sus procesos, lo que beneficiará en la mejor toma de decisiones. La falta de agilidad para adaptarse a los cambios le puede hacer perder competitividad y hoy sin duda se requiere que tanto la gestión documental como los procesos internos de las organizaciones se hagan de otra forma.
5.- Siempre móvil
Su empresa está donde esté su tecnología. Las aplicaciones móviles están facilitando que el trabajo sea posible en cualquier entorno, esté donde esté. Apoyarse de la tecnología adecuada es crucial para mantener hoy la supervivencia. La digitalización ha hecho también que las organizaciones deban esforzarse para estar siempre conectadas dando respuestas rápidas a sus clientes y, en esto, tener herramientas que propicien la movilidad es ya clave para el éxito.
