En la actualidad en un entorno en el que prácticamente el 90% de las empresas se maneja ya en modelos híbridos (Fuente: IDC), la movilidad de los empleados se debe afrontar con herramientas que favorezcan la agilidad y flexibilidad. Una de ellas es la firma digital, la forma más rápida y fiable de convertir cualquier proceso de aprobación o acuerdo en una sencilla acción digital eliminando el papeleo, pero sobre todo la vía más fiable para garantizar la seguridad jurídica de tus documentos.
La firma digital reduce tiempos
Este tipo de soluciones incrementa la agilidad operativa logrando una mejor experiencia de cliente. La razón está en que ayuda a reducir tiempo (se estima que con esta tecnología se logra cerrar acuerdos un 80 por ciento más rápido que por la vía tradicional), eliminan acciones manuales, pero sobre todo centralizan y gestionan toda la información para evitar pérdidas.
En la actualidad poder firmar un documento en cualquier lugar y dispositivo con todas las garantías legales permite adquirir una posición más competitiva al poder consultar y facilitar los trámites, reduciendo tiempos y automatizando procesos.
Las firmas digitales son seguras, legalmente vinculantes y ampliamente aceptadas en las transacciones. Ventas, RRHH, compras, financiero… muchos departamentos siguen necesitando aprobar o validar contratos, firmar ofertas, autorizaciones, cerrar transacciones a través de una firma.
La obligada aceleración digital de las pymes a causa de la COVID ha rebelado la necesidad de emplear este tipo de soluciones que permiten de forma telemática garantizar la autoría e integridad de los documentos digitales.
Todo ello conlleva un ahorro de costes, tiempo y espacio notable, simplificando las tareas administrativas, logrando obtener una buena trazabilidad de todo el proceso, además de aumentar el compromiso por la sostenibilidad medioambiental.
Este tipo de firmas son legalmente vinculantes en las transacciones personales y empresariales de todos los países. La firma digital y también la firma biométrica es única y está encriptada y protegida contra cualquier tipo de manipulación siendo una tecnología totalmente segura.
En Europa hay una serie de normas que regulan la identificación electrónica conocidas con el nombre de eIDAS (Electronic Identification Authetication and trust Service) por el cual se define la existencia de tres tipo de firmas. Estándar, avanzada y cualificada.
Enviar, firmar y gestionar
El proceso es muy fácil y se completa en tres sencillos pasos: Enviar, firmar y gestionar.
Este tipo de software permite al subir el documento, indicar quién debe firmar y remitirlo por correo. El usuario recibe el documento e inicia el proceso de firma en cualquier dispositivo, finaliza y envía. Se trata de un proceso que captura los datos de precisión, velocidad, inclinación del trazado realizado por el usuario al firmar sobre un dispositivo digital.
Completar así cualquier aprobación o finalizar acuerdos se hace en minutos, desde cualquier lugar, accediendo a toda la documentación de forma rápida y segura.
Además una buena gestión de los procesos documentales permite gestionar toda la documentación consultando el estado de cualquier documento, pudiendo enviar recordatorios, revisar seguimientos de auditoría y almacenando toda la información de forma segura.
Por otro lado es posible digitalizar documentos y transformarlos directamente en archivos PDF firmados, contemplando digitalización certificada con sellado de tiempo, garantizando una copia con la misma validez legal que el original en papel.
Hoy los acuerdos, contratos o validaciones se pueden hacer de forma más rápida sin necesidad de que sean procesos lentos. Contar ahora con una firma digital es una cuestión ineludible para realizar cualquier trámite de manera más eficiente.
