Desde hace años los procesos documentales están cambiando gracias al impacto de la digitalización. Uno de los que más ha evolucionado ha sido el que afecta a la facturación, ya que el formato digital está consolidándose poco a poco en las organizaciones en detrimento del formato en papel.
En España, el pasado 2018 el porcentaje de las facturas electrónicas emitidas por las pymes representó el 74,28% del total y el 63,74% el de las recibidas. Sin embargo, alrededor del proceso de facturación siguen existiendo aún algunas dudas.
¿Qué se considera factura electrónica?
La factura electrónica tiene las mismas connotaciones fiscales y legales que la factura realizada en papel. Su definición apunta, frente a la factura tradicional en papel, a que tanto la expedición como la forma de ser recibida debe ser a través de formato electrónico, siendo tan sólo necesario el consentimiento del destinatario y garantizar la autenticidad y legalidad de la misma.
Los requisitos son comunes las facturas emitidas en formato en papel y estos son:
- Legalidad de la factura
- Autenticidad del origen de la factura
- Integridad del contenido.
¿Pero una factura en formato PDF enviada por correo se puede considerar factura electrónica?
La respuesta es sí, siempre y cuando reúnan los requisitos arriba indicados. Para ello, hay que tener claro, primero, cómo garantizar la autenticidad y ésta se puede hacer mediante tres vías:
- Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Sistema de intercambio electrónico de datos (EDI)
- Otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Es conveniente saber que existen dos tipos de facturas electrónicas:
- Formato estructurado. Son aquellas facturas realizadas desde programas de facturación con datos que se generan de forma automática.
- Formato no estructurado. Facturas electrónicas que consisten básicamente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducida en el sistema requiere o bien una intervención manual o la utilización de OCR (Reconocimiento óptico de Caracteres). Ejemplos los tenemos en las facturas en papel escaneadas o ficheros PDF.
La diferencia de ambos formatos está en la automatización de los datos, ya que el programa de facturación permite obtener mejores rendimientos desde el punto de vista de la eficiencia y la productividad.
Se puede realizar facturas electrónicas en los siguientes formatos premitidos: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.
Los beneficios de la facturación electrónica son de sobra conocidos:
- Reducción de costes vs factura en papel
- Acorta los ciclos de tramitación
- Reducción de errores
- Mayor seguridad
- Facilidad de acceso
- Más espacio
- Facilidad de integración con aplicaciones de terceros.
- Respeto al medio ambiente.
Por qué contar con un software de facturación electrónica
Tan sólo en España el pasado año se ha ahorrado un total de 1.215,5 millones de euros entre la gestión de facturas emitidas y recibidas, según el último informa de SERES. Sin embargo, ya no es suficiente con generar facturas en formato digital. El uso de software de facturación electrónica multiplica la eficiencia gracias a la automatización, consiguiendo un proceso más integrado y unificado que va más allá que la simple digitalización.
Este tipo de software suele incluir la firma electrónica de documentos, pero también herramientas de automatización de flujos de trabajo y sistemas de notificaciones y de alarma, pudiendo monitorizar los estados y la trazabilidad completa de la factura, lo que conlleva a un mejor control del proceso frente a una solución de facturación convencional.
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