Los líderes digitales se diferencian del resto por una clara apuesta hacia la estrategia digital combinada con una cultura y un liderazgo que son aptos para la transformación digital. En esa apuesta juega un papel esencial la elección de gestores documentales que aumenten la productividad y la eficiencia de las organizaciones.
Un buen gestor de documentos es imprescindible que reúna determinadas características como: la sencillez en cuanto a la utilización, una gran potencia de búsqueda, la maximización de la seguridad y la integración con el resto de aplicaciones de la organización.
La gestión documental: qué es y por qué es importante
Actualmente el 55% de las empresas hace uso de carpetas compartidas para reunir documentación de soporte, el 22% utiliza la circulación automatizada de agendas y actas, el 71% comparte a través de unidades de red y el 15% a través de archivos compartidos en la nube. Estos datos han sido recogidos por la encuesta realizada por AIIM “La oficina digital: mejorando nuestra forma de trabajar”.
Los datos reflejados en el párrafo anterior nos muestran como la digitalización ha llegado a muchos ámbitos de las empresas y la gestión documental es uno de ello. La gestión documental se puede definir como la forma en la que una organización almacena, administra y rastrea documentos electrónicos.
Las empresas más preparadas para la gestión documental se destacan por varios elementos como los siguientes:
- Optimizan sus operaciones con soluciones de gestión documental.
- Diseñan estrategias para automatizar procesos manuales.
- Incrementan las capacidades colaborativas para agilizar el funcionamiento del negocio.
El volumen de información que manejan las empresas es cada vez mayor, de hecho Forrester Research sostiene que los volúmenes de información dentro de una organización están creciendo a una tasa de un 200% anual. Esto puede significar que en el futuro el volumen de información sea tan grande que afecte de forma negativa a la productividad.
Para solucionar el problema del volumen de información que generan las organizaciones, la gestión documental aporta las siguientes ventajas:
- Reducir los costes y el tiempo para realizar copias de seguridad y actualizaciones.
- Garantizar el cumplimiento de la legislación en cuanto a la retención de datos.
- Mejorar el rendimiento de las aplicaciones y aumentar la productividad.
- Facilitar la disponibilidad de la información.
- Eliminar la carga que suponen los sistemas obsoletos.
Presente y futuro de la gestión documental
Actualmente, cómo decíamos anteriormente, se está produciendo un enorme aumento de la información que generan las empresas, por ese motivo, la gestión de contenidos se dirige cada vez más al cliente y a los negocios. Ahora se utilizan más términos como gestión de la experiencia, engagement de clientes etc. en lugar de la simple gestión de contenidos.
Por otra parte, con el desarrollo del Big Data cada vez serán más necesarios profesionales que sepan analizar e interpretar esos datos.
Como consecuencia de todo lo anterior las empresas deben modificar su forma de actuar y adaptarse a cambios como los siguientes:
- Los directivos de las empresas son cada vez más conscientes de la tecnología.
- Se da prioridad a la simplicidad.
- El objetivo de IT es la transformación para crear valor.
- Se apuesta por el móvil y lo social.
- El modo de compra deseado es más por gastos operativos.
Por lo tanto, el Enterprise Content Manager tiene ahora un significado totalmente distinto y mucho más amplio.
