¿Cuántas veces ha salido de una convocatoria con la sensación de que la misma no ha servido absolutamente para nada? El dicho dice que las reuniones más productivas son aquellas que al final no se llevan a cabo, pero es indiscutible que estos encuentros son pieza fundamental en las compañías para diseñar estrategias, elaborar planes de trabajo, tomar decisiones o simplemente ponerse al día.
El término medio que un trabajador pasa a la semana preparando reuniones se estima que es unas 9 horas, según diversos estudios. Junto a los correos y las llamadas, las reuniones son ya un eje importante de distracción del puesto de trabajo y el cometido debe ser siempre ahorrar tiempo, pero ¿cómo conseguirlo?
Existen una serie de pautas básicas para lograr convocatorias más eficaces y productivas. Estas son:
- Establecer los puntos claros a debatir antes de la reunión, por ejemplo: enviando mails informativos del contenido de la convocatoria.
- Contar con un organizador cuyo papel debe ser el de moderar y controlar el desarrollo de la reunión.
- Brevedad. Hay que limitar el tiempo de la misma, los expertos aseguran que una reunión de más de una hora, es claramente improductiva.
- Invitar a las personas necesarias. La clave es cuestionarse si los convocados aportan valor al desarrollo de la reunión, así como delimitar el número de participantes. A menudo convocar a 15 personas es menos eficiente que proponer una reunión con un número menor de invitados.
- Hacer un resumen. Es importante dejar constancia de las conclusiones a las que se llega y enviar las mismas a aquellos que han participado o a quienes no hubieran estado presentes pero sí que deben estar informados.
- Contar con la tecnología adecuada que facilite la movilidad y la conexión.
Movilidad y conexión, clave en la organización del siglo XXI
Precisamente la tecnología ayuda a conseguir más accesibilidad, comunicación, colaboración, pero también propicia una cuestión básica en las compañías del siglo XXI: facilita la movilidad de los trabajadores, algo básico también para el desarrollo eficaz de las reuniones. La cuestión es muy simple: ¿Qué organización no cuenta con colaboradores externos o trabajadores repartidos en otros lugares cuyas acciones impactan en el funcionamiento diario y las operaciones de su negocio?
Las soluciones de comunicación por videoconferencia permiten, también, rentabilizar el tiempo para tener reuniones más eficaces y productivas, pero sobre todo logran optimizar recursos, pudiendo trabajar de forma fácil y sencilla con equipos ubicados en distintas localizaciones. Este tipo de soluciones propician la conexión y la colaboración permanente, siendo ya una herramienta indiscutible de comunicación interna y externa hoy de las compañías.
Las convocatorias más eficaces son aquellas que terminan con resultados concretos y son útiles de cara al futuro inmediato. En Korporate Technologies contamos con toda la tecnología necesaria para el desarrollo de videoconferencias en sala y dispositivos móviles, propiciando equipamiento profesional adecuado, desde monitores interactivos a sistemas de colaboración inalámbricos, que le ayudarán a desarrollar reuniones más eficaces y productivas y sobre todo a comunicarse mejor. Consúltenos
