Cómo seleccionar qué procesos son adecuados para automatizar

La automatización de procesos es esencial en cualquier empresa que desee mantenerse competitiva en el mercado actual y mejorar su eficiencia. Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todos los procesos son aptos para ser automatizados.

La automatización es beneficiosa para todas las empresas porque, entre otros, ayuda a:

• Aumentar la productividad.

• Reducir la probabilidad de los errores humanos.

• Disminuir el tiempo de ejecución de las tareas.

• Reducir los costos operativos.

Un factor clave a tener en cuenta a la hora de elegir los procesos adecuados para la automatización es la frecuencia y la repetición de dichos procesos. Cuanto más repetitivo sea un proceso, más fácil será automatizarlo y, por lo tanto, obtener mayores beneficios de tiempo y eficiencia. Por el contrario, si un proceso es muy diverso o cambiante, puede resultar muy complicado o incluso imposible automatizarlo.

Además de la repetición, es importante tener en cuenta otros factores como la complejidad del proceso, el tamaño de la empresa, la disponibilidad de recursos tecnológicos y la capacitación de los empleados.

Un ejemplo de proceso que es ideal para la automatización es la generación de facturas. Este proceso suele ser muy repetitivo y requiere una gran cantidad de tiempo y esfuerzo manual. Al automatizarlo, se pueden reducir errores, acelerar el procesamiento y liberar tiempo para que los empleados se concentren en otras tareas de mayor valor agregado.

Otro ejemplo es el seguimiento y clasificación de correos electrónicos. A través de la automatización, se puede filtrar automáticamente los correos no deseados y priorizar aquellos que requieren atención inmediata, lo que permite a los empleados centrarse en tareas más importantes y mejorar su productividad.

Pero también se pueden automatizar aquellos procesos relacionados con la atención al cliente empleando un chatbot impulsado por IA, implementar un RPA para actualizar o agregar datos básicos del cliente, o verificar la información y hasta para manejar solicitudes de servicio como recopilación de información de diferentes sistemas o procesar cambios en la solicitud del servicio.

Además, deben ser procesos que pueden ser definidos y standardizados. Es decir, que siempre se realicen de la misma manera y siguan un procedimiento establecido. De esta manera, la automatización será más eficiente y permitirá una mejor gestión de los procesos.

En resumen, los procesos deberán cumplir los siguientes criterios.

  •  Alto volumen y repetitivos: alto volumen de transacciones, procesos de rutina que se ejecutan periódicamente (diaria o semanalmente).
  • Basados en reglas: procesos estandarizados, toma de decisiones basada en reglas predictivas.
  • Maduros y estables: documentado, estable y con costos operativos predecibles.

Otro factor importante a tener en cuenta al seleccionar los procesos adecuados para la automatización es la necesidad de tener un sistema informático robusto y flexible que permita la integración de diferentes soluciones de automatización. De esta manera, se asegura que la automatización sea eficiente y que los procesos se integren correctamente con el resto del sistema.

Elegir los procesos adecuados para la automatización en una empresa es una tarea crucial que requiere una evaluación cuidadosa y una comprensión profunda de los procesos internos y de la tecnología disponible.

Al hacer una selección adecuada, las empresas pueden mejorar su eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción de los clientes.

La automatización de procesos es una tendencia cada vez más relevante en el mundo empresarial. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la automatización no es una solución mágica y que debe ser aplicada de manera estratégica.

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