Gasolina, comida, viajes, aparcamiento, formación, equipos… Varios son los gastos habituales en una empresa como varias son también las gestiones que van aparejadas a ellos y los problemas que generan.
Qué son las notas de gasto
Las notas de gastos son documentos en papel que se utilizan en las compañías para registrar y justificar los gastos realizados por un empleado en nombre de la empresa.
Incluyen información como la fecha en la que se realizó el gasto, la descripción, el motivo y el importe. Son fundamentales para llevar un control del gasto de la empresa y se utilizan también para facilitar el proceso de reembolso de los gastos realizados por los empleados.
Su control a menudo es un proceso tedioso y laborioso, ya que habitualmente se realiza de forma manual. Lo normal es que este tipo de control genere errores y retrasos en la aprobación o pago de las notas de gasto.
También pueden ser fuente de fraude o malversación de fondos, si no se lleva de forma adecuada. Pero además la cantidad de papel y documentos que originan contribuye a menudo al desorden, dificultando la toma de decisiones.
Problemas habituales
Lo habitual es que se pierdan los ticket o se borren. Pero también, no clasificar las facturas y ticket en el momento de gasto genera problemas y frecuentemente hay que estar detrás de los empleados para que estos remitan las notas en tiempo y forma.
Elaborar notas de gastos suele ser percibido como una tarea pesada por los empleados, por el tiempo consumido en localizar los ticket y justificarlos ante el departamento de Contabilidad.
Este proceso contempla cuatro etapas:
- Cumplimentación: Cada empleado debe elaborar sus notas de gasto.
- Supervisión: Comprobación de que los gastos están debidamente justificados y alineados con la política de la empresa.
- Incorporación de datos a la Contabilidad.
- Reembolso
Lo que ocurre en la mayoría de las empresas es que el factor humano y la gestión aún en papel de las notas de gasto, dificulta el control y la trazabilidad de los gastos, consumiendo mucho tiempo en integrar éstos en los procesos contables y administrativos. De otro lado, tener un análisis global de los gastos impide tener una visión global y tomar medidas adecuadas en la gestión contable.
Hazlo fácil desde tu dispositivo móvil
Existen soluciones innovadoras para la gestión de notas de gasto que ayudan a través de un solo clic a revisar y validar las notas de gasto en un entorno dinámico y eficiente.
Se trata de soluciones digitales capaces de integrarse en la contabilidad, homologadas por la Agencia tributaria (AEAT).
A través de una simple foto de las facturas o tickets con el teléfono móvil se genera la nota automáticamente y en tiempo real, propiciando un ahorro del 80% en la gestión.
El empleado solo tiene que fotografiar el justificante de los gastos o la factura y la nota se crea automáticamente, evitando meter datos a mano y el uso del papel.
Se cubre así el ciclo completo del, permitiendo una visibilidad de todos los gastos y en tiempo real, pudiendo aprobar o rechazar el mismo desde cualquier lugar.
El uso de este tipo de tecnología genera, en definitiva, importantes ventajas a las empresas:
- Permite la custodia del 100 por cien de los ticket, eliminando las pérdidas y extravíos
- Elimina su almacenamiento
- Facilita la integración en los sistemas corporativos
- Más rapidez en la aprobación
- Permite un mayor control del fraude
- Logra más trazabilidad de los gastos
- Ahorro de tiempo y costes
- Elimina la burocracia y errores manuales
- Disponibilidad inmediata de información de los gastos de la empresa y análisis
- Módulo de Business Analytics
- Facilita la recuperación del IVA
En Korporate contamos con tecnología propia que cubre el ciclo completo de un gasto. Se adapta a los procesos del cliente y se integra con los principales ERPs del mercado.
Somos expertos en optimizar la gestión de las notas de gasto y los procesos asociados en las compañías. Conoce nuestra solución flexible, sencilla, configurable y homologada por la Agencia Tributaria.
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