La factura electrónica se contempla cada vez más como una tecnología imprescindible en las políticas de mejora continua de las empresas, siendo la punta del iceberg del proceso de gestión documental en cualquier organización. En 2018 el número de facturas electrónicas procesadas en España ascendió a 181.884.086 documentos, un 14,92% más que en 2017, según el Estudio SERES de Implantación de la Factura Electrónica en España 2017-2018.
Según el estudio, gracias al uso de la factura electrónica, las empresas españolas se ahorraron en 2018 algo más de 900 millones de euros en la gestión de las facturas recibidas y 511 millones de euros en la gestión de las facturas emitidas. También se ahorraron 662.145 horas en la tramitación de las facturas recibidas y 106.963 horas en las emitidas, además de reducir de manera significativa el impacto medioambiental derivado de la eliminación del uso de papel.
Precisamente al enviar por una factura de estas características, firmada además electrónicamente, cualquier organización está ganando ya en:
1.- Ahorro de costes
Imagínese lo que evita en franqueo y papel, pero también hay que poner el foco en la impresión. El emisor y receptor se benefician y mucho, gracias al abaratamiento que supone los medios de comunicación electrónicos frente al tradicional envío postal. El ahorro medio de emplear un sistema de facturación electrónica se cifra ya en 4,95 euros en la recepción y 2,81 euros en la emisión (Informe SERES). Además de que la facturación electrónica permite poder enviar la factura a más de un destino sin problemas sin contemplar el factor tiempo. Hay que tener en cuenta que una empresa tipo dedicada cada año el 6 por ciento de su facturación a gestionar papel, pudiendo conseguir con una solución de facturación electrónica una reducción de costes de hasta un 80 por ciento por parte de aquellas empresas y organismos públicos que la adopten (según reza en el último Informe Billentis).
2.- Simplificación de procesos
Todo será mucho más simple si empieza a eliminar el papel que le rodea. Para empezar destinará catorce minutos menos en su gestión, si lo comparamos con la facturación normal. Tramitar una factura tradicional implica un tiempo de trabajo nada menos que de 17 minutos mientras que el formato electrónico reduce el tiempo a sólo 3 minutos. Además Europa está muy interesada en que este sistema se implante en las organizaciones estableciendo que 2020 será el año en el que la facturación electrónica estará plenamente implantada por los beneficios que reporta en la simplificación de los procesos administrativos, ayudando a una mejora de la localización y facilitando los procesos frente a auditorias internas o externas.
3.- Más eficiencia, mayor control
Sus trabajadores tendrán mucho más tiempo, tras una notable reducción de las tareas administrativas relacionadas con la facturación, permitiendo centrarse en otros aspectos más productivos. Pero además ganará en un mayor control porque podrá saber, sin problemas, si la factura ha sido enviada y a quien, y establecer mecanismos de control aún mayores pudiendo realizar un mayor seguimiento y trazabilidad de la información introducida en el sistema evitando tanto la pérdida de documentos o lo que es más importante: el deterioro de las relación con clientes por inexactitudes, errores. etc. Junto a ello, no hay que olvidar que las soluciones de facturación electrónica favorecen al acceso de medios de financiación como el factoring o el confirming.
4.- Inmediatez y agilidad
Tendrá toda la información en tiempo real pudiendo verificar el estado en el que se encuentra una factura y toda su información asociada de forma exacta y actual. La inmediatez lleva a adoptar decisiones en un espacio más corto de tiempo aumentando así su productividad. Por otro lado, la conservación digital de las facturas además posibilita una búsqueda rápida y eficiente de las mismas.
5.- Optimización de la tesorería
La automatización de todo el proceso permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos (albarán / factura), minimizando a la vez el margen de error humano permitiendo dinamizar los procesos de cobro y pago y mejorar la visibilidad para localizar los casos de morosidad, olvidándose del almacenaje físico. Además toda la inserción de datos y las operaciones contables requieran mucha menos participación humana.
En Grupo Korporate disponemos de soluciones capaz de gestionar de forma inteligente documentos como facturas, albaranes, pedidos y crear flujos de trabajo (workflows) permitiendo, tanto la obtención de información contable de facturación enviada y recibida como la realización automática de facturación periódica.
Por otro lado, a través de sistemas de alertas también se puede ser capaz de detectar las discrepancias de operaciones de contabilidad y facturación. Además la integración con otros entornos informáticos contables (ERP) permiten realizar consultas de sus facturas por parte de los clientes o reenviar una factura y dejar constancia a quién la reenvió, a dónde y cuándo. Todo ello con el fin de realizar comunicaciones más sencillas donde se eviten los errores humanos, manteniéndose la confidencialidad y logrando un mayor control y seguimiento.
Nuestras soluciones van encaminadas a mejorar la eficiencia y reducir costes, otorgando además seguridad en el almacenamiento de la documentación y propiciando la productividad de su organización. Recuerde que las tecnologías y las soluciones avanzadas de gestión documental, como las relativas de facturación electrónica de Korporate, le pueden permitir ahorrar hasta el 30 por ciento de los costes de gestión tradicional de la documentación de su empresa.
