¿Sabría decir cuántos correos electrónicos recibe al día en su bandeja de entrada? Sepa que la media se sitúa en unos 80 mails y que lo habitual es que llegue a realizar unas 150 consultas al día, pero lo relevante es que sólo el 20 por ciento de los mensajes que recibe son realmente importantes para su trabajo.
La gestión del correo electrónico es probablemente una de las actividades más improductivas que existen. Facilitar su administración le ayudará a ser más eficiente ante la avalancha de información recibida a diario. Un dato: cada día se envían en el mundo 200.000 millones de mensajes de correo, por ello lo más conveniente es evitar ciertos errores comunes a la hora de no perder el tiempo en su organización diaria.
No debe utilizar el mail como gestor de documentos
El correo electrónico es una de las principales fuentes de entrada de información en las organizaciones, cuando no es la más importante, pero muchas veces lo utilizamos como repositorio de documentos cuando es todo un error, ya que esta función debe cumplirla un gestor documental que cuenta con más garantías para la seguridad, perdurabilidad, confidencialidad y para obtener una mayor agilidad en definitiva. Precisamente las búsquedas se complican notablemente en este canal y son fuente de pérdidas de tiempo importantes si queremos recuperar una información determinada. Además el correo electrónico también suele ser fuente habitual de impresiones innecesarias de documentos ante el miedo de perder la información, fomentando la creación de carpetas físicas y archivos que obstaculizan claramente la eficiencia.
Etiquete y categorice lo importante, lo demás archívelo o bórrelo
Hay definitivamente que filtrar, etiquetar y archivar para que el caos no se apodere de nuestra bandeja de entrada, sobre todo tras la vuelta de vacaciones donde la acumulación de correos en que esperan a ser leídos es lo más habitual en estos días. Organizar aquellos mensajes que sean realmente relevantes, ordenando aquellos por temáticas o categorías le hará más fácil la consulta en el futuro y así dejará la bandeja principal más libre. Lo que no sea prioritario: archívelo y lo que realmente no sea importante, bórrelo, así bajará la cifra siempre inquietante de mensajes no leídos.
Utilice herramientas alternativas
A veces enviamos correos electrónicos que podrían ser perfectamente remitidos por otros medios como el WhatsApp, canales sociales, o una simple llamada de teléfono. Esta acción, a menudo repetida, nos originará mucho más trabajo a la larga y mayor pérdida de tiempo porque todo lo que se envía tiene al final su réplica. Piense antes de mandar un mensaje si es realmente es necesario hacerlo por este canal y no por otro, ya que lo más probable es que reciba respuesta. Se calcula según un estudio de Officetime que el 33% de los trabajadores emplean una media de entre una y dos horas al día en responder emails durante la jornada laboral…
El mail no es un gestor de contenido
Es importante entender que el correo electrónico no tiene una serie de funciones que sí, por ejemplo, ofrece un gestor de contenido empresarial como compartir, colaborar o gestionar la información. A menudo recibimos documentos que debemos compartir y cuando no editar con otros miembros de la organización y el uso del mail para este menester claramente no es un acierto, sino más bien un claro obstáculo a la productividad. Los actuales gestores documentales inteligentes se integran fácilmente con su correo pudiendo realizar esas funciones tan necesarias hoy en el puesto de trabajo digital al capturar automáticamente la información desde todo tipo de fuentes, incluida el correo, gestionando las entradas y salidas y teniendo, así, toda la información centralizada facilitando su acceso, movilidad y compartición de manera segura.
Tomése su tiempo. Limite sus consultas
La gestión del correo electrónico requiere una buena disciplina y para ello debe establecer un tiempo a diario para abrir, leer y enviar correos. Es lo más complicado, pero es fundamental para evitar más de dos horas de consulta o estar comprobando de forma periódica la bandeja de entrada y revisando la llegada de nuevos mails. Lo ideal es consultarlo en tres momentos: a primera hora de la mañana, al mediodía y al finalizar la jornada, dedicando un tiempo limitado que no debe sobrepasar más de media hora en el primer acceso y luego quince minutos en las dos consultas restantes.
Desde Korporate Technologies entendemos que gestionar bien su correo electrónico no es una misión imposible, ni tampoco una acción que pueda realizarse de un día para otro, pero con unos hábitos adecuados y lo que es más importante, con la ayuda de otras herramientas, la información que llega por esta vía puede ser tratada en otros entornos que faciliten el acceso, conservación y manipulación de documentos relevantes. Recuerde que establecer una óptima gestión de los mensajes que nos llegan y emitimos es clave en la buena salud de cualquier empresa.
