Si hay una actividad en el departamento financiero que ocupa tiempo esta es la gestión de facturas recibidas, considerada ya una de las tareas más rutinarias y tediosas. A diario las empresas reciben facturas de proveedores que tienen que controlar, revisar, verificar, contabilizar, autorizar, ejecutar el pago y archivar. Acciones, todas ellas, que pueden llegar a ser poco productivas y no exentas de fallos, pero ¿cómo mejorar resultados y agilizar estos trámites?
La tecnología aquí es un aliado gracias a la automatización que aporta eficiencia al proceso y ahorro de tiempos. El objetivo es reducir la intervención humana para ganar en calidad y precisión, usando tecnología y la integración de sistemas y datos con la idea de simplificar operaciones.
Las principales ventajas de la automatización de facturas a proveedores son cinco:
Reduce errores, otorga mayor precisión. Eliminar las tareas manuales y repetitivas supone reducir errores. Este tipo de software mejora la trazabilidad, pudiendo identificar incidencias y solventarlas de forma rápida a través de un circuito de aprobación digital que elimina toda la introducción manual del dato, aprobando y validando facturas de manera automática. Normalmente se basa en reglas contables definidas y el programa proporciona sugerencias de codificación automática. Usa Inteligencia Artificial y tecnología Machine Learning para alcanzar el mejor nivel de reconocimiento.
Mejor gestión documental y mayor control. La automatización de facturas de proveedores supone tener un mayor control documental de las facturas a pagar, previene pagos duplicados y ayuda a reducir la probabilidad de perder facturas al unificar todas ellas en un solo lugar, facilitando también la colaboración al poder compartir la información con otros perfiles en la empresa. El resultado se traduce en una reducción de riesgos con controles y auditorías automatizadas.
Mayor agilidad. Una de la tecnologías claves de este tipo de software es el llamado reconocimiento óptico de caracteres (OCR, en inglés) capaz de capturar todos los datos reduciendo tiempos y agilizando trámites, ganando en eficiencia a través de workflows automatizados. Este tipo de software cuenta con motores de procesamientos adaptativos y con aprendizaje que mejora continuamente en velocidad y precisión, aprendiendo automáticamente a localizar los datos requeridos en la facturas proporcionando más velocidad de forma progresiva.
Mejora la experiencia de cliente y empleado. Dejar de picar datos e introducir los mismos en el sistema contable hace que los trabajadores puedan dedicarse a realizar tareas de mayor valor añadido para la compañía, mejorando la experiencia de empleado al ganar agilidad en el desarrollo de su cometido, incrementando la motivación y la productividad. También impacta en la experiencia de cliente al dar una respuesta más eficiente y rápida. Todo con la menor intervención humana posible gracias a una captura inteligente de los datos de las facturas.
Mayor análisis, mejores decisiones. Este tipo de software cuenta con paneles de control de carga de trabajo y rendimiento que proporcionan una imagen clara y precisa del gasto, los volúmenes y los tiempos del ciclo de facturas, pudiendo tomar decisiones más acertadas en función de los datos.
En definitiva, la contabilización automática de facturas libera tiempo, mejora la productividad, eficiencia y calidad de los procesos.
Recuerda que el 40 por ciento del tiempo en el departamento de finanzas se dedica a la gestión de facturas.
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