Trabajar de forma eficiente remite necesariamente a evitar procesos manuales, sobre todo aquellos que son repetitivos y que aportan poco valor a la empresa. Pero fundamentalmente requiere optimizar procesos y esto nos lleva a un término: workflow pero también a la automatización, ambos hoy van de la mano.
Workflow o flujo de trabajo no es más que determinar cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden, se sincronizan y cómo fluye la información permitiendo un seguimiento del cumplimiento. Hablamos de controlar y mejorar los flujos de trabajo, entendiendo a cómo se organizan las tareas de principio a fin. Es decir saber cómo se estructura toda la actividad a lo largo del proceso, remite a la conexión y seguimiento de todas las etapas pudiendo hacer una trazabilidad del estado de ejecución de todas ellas, detectando cuellos de botella.
Beneficios de un workflow automatizado en la empresa
Hoy la automatización juega un papel fundamental para tener procesos más ágiles ya que permite aumentar la eficiencia y efectividad de todo el flujo de trabajo gracias a la implantación de sistemas y aplicaciones workflow automatizados.
Estos sistemas logran:
- Mejorar la comunicación dentro de la empresa, haciéndola más ágil y segura
- Evitan errores
- Optimizan la circulación y el intercambio de la información en la empresa
- Mejoran la productividad y eficiencia
- Facilitan la toma de decisiones
- Permiten mayor trazabilidad
- Asegura el complimiento de los estándares de calidad y procedimientos
- Reduce costes
- Reduce sustancialmente el uso del papel
- Mejora la experiencia de empleado y de cliente
Las actividades que más fácilmente pueden incorporar workflow automatizados son las administrativas. Financieras y contables, ya que es habitual que se repitan la mayoría de los procesos mes a mes, pero las ventajas de su uso también son notables en otras áreas y departamentos como RRHH, Marketing, ventas…
El objetivo de un sistema de workflow automatizado es simplificar y facilitar el control de un proceso dentro de una empresa, automatizando todas las acciones posibles que pueden ir desde un envío automático de avisos y alertas o la creación de documentos y plantillas y acciones de validación y firma, entre otras.
BPM versus Workflow
El desarrollo TI ha traído consigo la creación de software empresariales que permiten la realización de flujos de trabajo automatizados para implementar workflow más efectivos. Esto nos lleva a unas siglas: BPM, un software que permite modelar, implementar y aplicar un conjunto de actividades interrelacionadas aportando mucha más flexibilidad y eficiencia a la ejecución de los procesos de negocio, pero también más control.
Establecer flujos de trabajo ordenados requiere implementar una adecuada automatización de procesos que permita la ejecución de las actividades de manera más eficiente, minimizando los costos operativos. Sin embargo hay que recordar que BPM y Workflow son sinónimos, pero no son lo mismo.
El Software de Workflow es una herramienta de automatización simple para dirigir documentos y tareas a los usuarios responsables de un proceso de negocio. Proporciona información y apoyo para cada etapa del ciclo del proceso y del negocio. El BPM el flujo de trabajo de automatización es sólo una pieza del rompecabezas.
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