Desde el 12 de mayo todas las empresas, independientemente de su tamaño, están obligadas a implantar un registro del control horario. La obligatoriedad viene impuesta tras un corto periodo de dos meses de adecuación a la normativa que comenzó el pasado 12 de marzo de 2019, cuando fue publicado en el BOE el Decreto Ley del 8 de marzo de Medidas Urgentes de Lucha Contra la Precariedad Laboral y que modifica el Estatuto de los Trabajadores, señalando el derecho a conocer la duración real de cada jornada, al igual que su horario y distribución.
La medida, para muchos aún desconocida, nace para garantizar fundamentalmente el cumplimiento de los límites en materia de jornada laboral, pero también para controlar el absentismo laboral, poner freno a las horas extras no pagadas y posibilitar las actuaciones de la Inspección de trabajo y Seguridad Social, creando un marco de seguridad jurídica. El objetivo no es otro que terminar con la precariedad laboral, pero también con los abusos. Veamos en qué consiste.
Lo que dice el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo
- Todas las empresas deben habilitar un sistema de registro tanto de las horas de entrada como de salida de cada trabajador, con independencia de la jornada que el trabajador tenga asignada. Afecta tanto a los trabajadores de jornada completa como aquellos que estén a media jornada. La empresa, por tanto, debe garantizar y documentar el registro diario de jornada debiendo incluir “el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria”.
- Los registros y la información deben guardarse en la empresa en un plazo de 4 años, estando a disposición de los trabajadores, los sindicatos y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Las organizaciones también están obligadas a tener un registro de las horas extraordinarias al mes. A tal efecto “la jornada del trabajador se registrará al día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen del trabajador en el recibo correspondiente”, por lo que la empresa deberá entregar también al trabajador, en cada periodo de pago, un comprobante de horas ordinarias y complementarias incluido junto al recibo de salarios, tanto el en caso de lo contratados a jornada completa, como también aquellos trabajadores a tiempo parcial.
Sanciones a tener en cuenta por no implantar el registro del control horario
Las organizaciones que no lleven a cabo este registro se enfrentan a infracciones que van de leves a graves.
- Leve: De 60 a 625 euros, por no informar de las principales condiciones laborales o incumplir el proceso de comunicación de las mismas.
- Grave: De 625 a 6.250, en casos de irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas ni pagadas
Además se recogen multas que van de 6.250 a 187.515 euros y tienen carácter de muy grave cuando se produzca un aumento indebido de las horas extras sin que estén reflejadas en contrato o se supere el máximo legal de horas extras anuales de 80 horas o no se abonen adecuadamente.
La introducción del sistema de registro horario debe realizarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa, o mediante decisión del empresario, previa consulta de un representante legal de los trabajadores en la empresa.
¿En qué consiste el sistema de registro horario que hay que implantar?
La normativa no establece cuál es el sistema de registro adecuado, por lo que se puede usar desde sistemas manuales, como las tradicionales máquinas de fichar, a sistemas digitales como lectores biométricos. Sin embargo, en la era digital lo más sencillo y fiable, como ya se ha indicado desde la propia Inspección de Trabajo, son sistemas de registros automatizados al posibilitar la generación de informes, sirviendo para establecer mejores controles y estudios adecuados.
No obstante, la empresa debe informar y consultar antes con los representantes de los trabajadores, si los hubiera, el sistema que se va a aplicar de registro de jornada, y llevar a cabo las actuaciones competentes en materia también de protección de privacidad de datos.
No hay tampoco un modelo oficial de documento pero en los recibos que se entreguen al trabajador deben aparecer: detalle de las horas normales y extraordinarias efectuadas por el trabajador en el mes, identificador del empleado contratado, datos relativos a la jornada de trabajo del empleado y firma de la persona responsable.
¿A qué tipo de trabajadores afecta esta medida?
Desde el Ministerio de Trabajo se asegura que el registro horario «se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 ET». Así, las empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.
Pero hay excepciones:
- Relaciones laborales de carácter especial, en cuyo caso se habrá de estar a lo establecido en su normativa específica y atender tanto a la forma y extensión con que esté regulada la jornada de trabajo como a las reglas de supletoriedad establecidas en cada caso. No se aplica al personal de alta dirección. Sin embargo, en el supuesto de trabajadores que, no siendo estrictamente personal de alta dirección (mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades) tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo o forma parte de sus obligaciones contractuales su plena disposición horaria para el cabal cumplimiento de su actividad profesional, la jornada diaria de estos trabajadores deberá ser objeto de registro.
- Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada como los trabajadores con contrato a tiempo parcial, para los que ya existe una obligación de registro regulada en el artículo 12.4.c ET y trabajadores que a día de hoy, ya cuentan con registros específicos regulados en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo, y que son los llamados en el propio Real Decreto trabajadores móviles (determinados transportes por carretera), trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario, todos ellos como consecuencia de diversas Directivas comunitarias.
- Aquellas otras relaciones o prestaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, como socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos, etc, no se aplicará el artículo 34.9 ET y, por tanto, no existirá obligación de registro horario.
La nueva guía recientemente publicada por el Ministerio de Trabajo se señala, además, que en relación con modos de organización del trabajo que se basan en fórmulas de flexibilidad del tiempo de trabajo y de distribución irregular de la jornada, incluido el trabajo a distancia o teletrabajo y horarios flexibles del trabajador, «el registro diario de jornada ni obsta su operatividad, ni constituye impedimento alguno a su continuidad o ampliación», considerándose un elemento que garantiza la acomodación a las necesidades empresariales y a los intereses de conciliación de los trabajadores, familiares o de otro tipo.
Cómo cumplir con la ley de manera sencilla
En Grupo Korporate cumplir con la ley le será muy sencillo. Actualmente disponemos de sistemas que permiten:
- Llevar un registro diario de la jornada simple y sin complicaciones de manera totalmente automatizada. Establecerá un control efectivo de los tiempos de presencia, ausencia, permisos…
- Podrá realizar el control también de aquellos trabajadores móviles y con horarios flexibles sin necesidad de que pasen por la oficina a través de la combinación de tecnología de identificación avanzada con software para PC.
- Tendrá acceso a informes por cada trabajador de las horas realizadas, automatizando todas las tareas de control horario y gestión, incluso de los periodos vacacionales, pudiendo tener informes de las horas trabajadas y controlando a la vez el absentismo laboral.
- Cumple con la RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)
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