Estimular y favorecer el cambio continuo es la mejor vía hoy para crecer en un contexto de alta volatilidad y competitividad.
Mejorar el flujo de trabajo e identificar los cuellos de botella no siempre es fácil, pero existen varios métodos que pueden ayudar a que su compañía sea más eficiente y productiva. Uno de ellos es el método Kanban, palabra de origen japonés con la que obtendrá una gestión más ágil, pero sobre todo logrará que su organización sea más eficiente.
Visualizar, el primer paso para la mejora continua
El método Kanban forma parte de la conocida estrategia japonesa de trabajo llamada Kaizen y que parte de la premisa de que siempre se puede hacer mejor. Es decir, su propósito radica en que si no se modifican los hábitos perderá competitividad en el mercado. Una filosofía que se asienta sobre la idea de que siempre hay espacio para la mejora, siendo herramienta de crecimiento.
Así Kanban cuya traducción es “tarjetas de visuales” (Kan: visual, Ban: tarjetas) ayuda a las organizaciones fundamentalmente en cuatro aspectos:
- Mejora de procesos
- Motivación
- Flexibilidad
- Eficacia
Para ello, se basa en una serie de principios básicos con los que podrá poner freno al miedo al cambio y a la resistencia, pero sobre todo también le ayudará a fomentar el trabajo en equipo.
Los principios básicos del método Kanban
- Visualización. Hay que comprender los procesos actuales, y conocer cómo se desarrolla el trabajo para así identificar las mejoras. El modo habitual es hacerlo a través de una tabla donde se recoge lo que hay que hacer, lo que se está haciendo y lo que está hecho. Hacer visible toda la información ayuda a facilitar el camino para que el equipo analice cuál es realmente el flujo de trabajo, pudiendo así resolver los problemas e identificar los cuellos de botella definiendo la estrategia a seguir.
- Limitar el trabajo el curso. Es fundamental establecer metas, porque no todo vale; éstas han de ser asequibles, asumiendo tareas que se puedan realizar y hasta que esas no se cierren no comenzar otras. Stop Starting, start finishing, es la máxima del método Kanban, la idea es poner plazo para las acciones siempre, al igual que definir cuántas tareas como máximo puede realizarse en cada fase de ciclo de trabajo.
- Seguimiento continuo y evaluación. Esto se consigue a través del análisis y la medición, lo que lleva a administrar el proceso de forma óptima. Hay que medir lo que se tarda en cada tarea, facilitando el control, fomentando la agilidad, sin olvidarse de evaluar para saber si se han alcanzado los objetivos propuestos identificando los indicadores básicos de rendimiento.
La mala noticia es que la tarea nunca se acaba, ya que el método Kanban se centra en realizar pequeños cambios de forma continua realizando seguimientos sencillos que ayudan a evaluar el trabajo con mayor precisión. No propone cambios bruscos, pero sí indica mejoras continuas que han de implantarse de forma gradual. El resultado: se reducen pérdidas de tiempo y se gana en productividad. ¿Comenzamos?
