La factura electrónica en España avanza a paso firme. Según los últimos datos disponibles (Informe SERES) el pasado 2018 se emitieron un total de 181.884.086 facturas, un 14,92% más que en 2017, lo que supuso un ahorro para las empresas españolas de algo más de 900 millones de euros en la gestión de las facturas recibidas y 511 millones de euros en la gestión de las facturas emitidas.
No cabe duda que la eficiencia, seguridad y precisión avalan esta apuesta cada vez más creciente de las empresas a favor de la digitalización. Sin embargo, todavía existen varios mitos que consituyen, a menudo, una barrera insalvable en algunas organizaciones que siguen reacias frente a la factura electrónica. Nos referimos a aquellos mitos que todavía siguen siendo un impedimiento. Los más habituales son:
1.Es un sistema muy caro de implantar
En realidad si ponemos en una balanza los beneficios que reporta la facturación electrónica, como el importante ahorro de tiempo que propicia y la mejora de la eficacia, es evidente que estamos ante un sistema nada costoso con grandes ventajas para las organizaciones que lo emplean. Recuerda que se estima que la sustitución de las facturas tradicionales por las electrónicas implica un ahorro en tiempo del 80% y de 3,48 euros por unidad. Además, por término general lo más problemático es cambiar la cultura de la organización para abrazar la digitalización y decir adiós al papel. Un informe elaborado por la consultora Billentis apuntaba ya que la amortización del coste tecnológico de implantación en este tipo de soluciones se situa entre los 6 y 18 meses. Más allá de las cifras, lo fundamental es apostar por sistemas que se ajusten a las necesidades de la empresa ya que lo contrario sí que puede suponer un alto coste. Por ello, contar con partner adecuados, como Grupo Korporate, que asesoren en la solución más idónea una vez analizados el flujo de documentos es básico.
2.Mi pyme no lo necesita
Está probado que cualquier organización independientemente de su tamaño se beneficia de este sistema desde el momento que emite y recibe facturas y en algunos casos puede reportar muchas más ventajas que la simple automatización del proceso al existir soluciones de facturación electrónica que además incluyen un potente gestor documental para los documentos archivados, facilitando su acceso y búsqueda, además de que garantizan la trazabilidad de cada una de las facturas pudiendo controlar, mediante sistemas de worflow, todo el proceso. Además, piense que es cada vez más importante apartar al personal de aquellas tareas que no aporten valor y dotarlo de nuevas herramientas, como Solpheo Suite que permitan encontrar la información que precisa para el desarrollo de su actividad en un abrir y cerrar de ojos o lo que es mejor: en tan sólo un clic.
3.Es compleja
No hace falta tener un máster en computación para poder facturar electrónicamente ya que casi todas las soluciones cuentan con una sencilla implementación y los tiempos y las tareas de instalación están perfectamente optimizadas facultando, además, la búsqueda de manera simple y avanzada al estar dotados de una interfaz sencilla.
4.El papel siempre será necesario
A menudo se tiende a pensar que para almacenar facturas electrónicas deben imprimirse, al igual que ocurre con el sistema tradicional. Pero la facturación electrónica implica una reducción de costes al eliminar la necesidad de imprimir y enviar facturas en papel, sobre todo si se opta por la digitalización certificada, propiciando un importante ahorro de espacio y de costes de almacenamiento. Según cifran los expertos un archivo tradicional puede llegar a costar 11.000 euros frente los 114 euros de un archivo digital.
5.No hay tanta diferencia entre facturar en papel y no hacerlo
Los números hablan por si sólos. Según AECOC utilizar papel supone un coste cifrado en 5,61 euros (unida la recepción y emisión) frente al formato electrónico que asciende a sólo 3,91 (recepción y emisión). Hablamos de casi dos euros de diferencia. ¿Se atreve a hacer las cuentas de lo que puede suponerle de gasto al año?
6.Es inseguro porque propicia el robo de datos
La factura electrónica contiene elementos de seguridad que garantizan la integridad y validez de los documentos emitidos y recibidos. Además muchas soluciones para garantizar la seguridad de los documentos contemplan sistemas que los almacenan de forma encriptada, con control de acceso a los mismos en base a perfiles de usuario y con informes de auditoria de consulta, modificación o eliminación.
7.La facturación electrónica sólo es necesaria si facturas a la Administración
De momento es de obligado cumplimiento por parte de aquellos organismos y entidades públicas así como empresas que facturen a las mismas desde enero de 2015, pero ya prevé que este sistema se haga extensible a todas las organizaciones. En Europa, el 24 por ciento de las facturas se emiten en este formato aunque la Comisión ya quiere que las facturas electrónicas estén implantadas para 2020 por el impacto favorable que tiene en la productividad de las empresas.
No olvide que que la factura electrónica hoy es un recurso imprescindible ya en las organizaciones al ser una de las herramientas más importantes para la mejora de la eficiencia y la productividad.
