Se conoce como proceso a la sucesión de actos y acciones realizados con cierto orden que se dirigen a una finalidad, pero también es el conjunto de fenómenos activos y organizados en el tiempo.
Según la RAE (Real Academia de la Lengua), proceso define a toda acción de ir hacia adelante, y en el ámbito empresarial se refiere por un lado, “a la sucesión e interrelación de pasos, tareas y decisiones, con valor agregado, que se vinculan entre sí para transformar un insumo en producto o servicio”, pero también son los pasos que se realizan de forma secuencial para conseguir elaborar productos o servicios a partir de determinados insumos.
En cualquier caso, no cabe duda que los procesos forman ya parte importante de cualquier compañía en la actualidad, definiendo la eficiencia y agilidad de la misma, e impactando directamente sobre la productividad.
La mejora de procesos en el entorno empresarial se ha convertido en una obligación que requiere casi siempre un cambio importante en la cultura de la misma, solicitando un compromiso progresivo y continuo, e implicando nuevas formas de pensar en todos los departamentos. Los obstáculos suelen ser habituales fundamentalmente porque se olvidan determinadas fases que conviene tener muy presentes para lograr un resultado óptimo. Se podría decir que también es clave en la transformación digital de las compañías al ayudar no sólo a conectar y comprender mejor las necesidades de los clientes sino también a gestionar mejor el cambio en el seno de las mismas. La filosofía que hay detrás de la mejora de procesos radica en que ‘todo puede hacerse mejor’, por lo que un buen proyecto de mejora, en cualquier caso, debe producir:
- Ahorro de costos de funcionamiento
- Incremento de la productividad
- Reducción de demoras
- Agilizar procedimientos
- Mejorar la calidad de los servicios
Veamos cuáles son esos puntos que hay que tener en cuenta para no errar en el camino:
Identificar y definir
Determinar y definir qué proceso hay que mejorar, atendiendo a los problemas detectados y priorizando el orden de importancia de los mismos, es básico. Esto requiere proponer los objetivos de la mejora y definir las variables y elementos que afectan al proceso. En la empresa los procesos más complejos tienen que ver con quejas de clientes, problemas con proveedores, tiempos de ejecución demasiado lentos, descenso de la productividad y eficiencia… La idea es antes de comenzar a realizar ningún cambio o acción identificar y definir claramente lo que se quiere verdaderamente transformar.
Comprensión
Una vez determinado cuál es el proceso sobre el que hay que actuar hay que garantizar la compresión y esto pasa por tener una buena organización para la mejora del mismo. Hay contar con el liderazgo y el compromiso adecuado, formando equipos con personas idóneas, atendiendo a variables como la experiencia y el conocimiento del propio proceso.
Metodología y herramientas
Una tercera fase sería determinar la metodología y herramientas más adecuadas para mejorar el proceso, lo que conlleva a la modernización del mismo para el incremento de la eficiencia y efectividad y la adaptabilidad. En este punto la tecnología se convierte hoy en un aliado imprescindible optimizando y automatizando tareas como las administrativas, pero también siendo parte importante en la creación de espacios de trabajo más eficientes.
Medidas y controles
Si importante son los objetivos que se logran con el proceso, también lo son el establecimiento de un seguimiento periódico para llevar a cabo las correcciones necesarias y esto supone impulsar medidas y controles necesarios de supervisión. Según los expertos, la primera tarea que hay que abordar en la mejora de procesos es identificar cuáles son los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) que nos guiarán sobre el acierto o no de los cambios implementados, delimitando cuáles son aquellos datos que se van a tomar. Hay que cuantificar y definir, en definitiva.
Mejora continua
La mejora de procesos nunca termina, los cambios que se implanten siempre requieren ajustes que a menudo tiene variaciones, siendo las personas clave para una buena optimización y eliminación de barreras que obstaculicen el éxito. Solucionar problemas y preparar su negocio para afrontar los retos del mañana a través de una optimización constante de sus procesos implica, por tanto: revisar, evaluar, calificar y hasta hacer Benchmarking de forma constante, consiguiendo solo así un análisis adecuado sobre el valor que aportan los mismos a su negocio, e identificar cuáles de aquellos procesos pudieran estar duplicados, de aquellos otros que son un obstáculo para lograr la eficiencia.
Recuerde que en la mejora de procesos no hay nada estático y la premisa pasa por instaurar una mentalidad abierta al cambio continuo.
La calidad de los procesos es ya un imperativo para la supervivencia de las compañías y en Korporate Technologies Group le ayudamos a implementar una estrategia completa en sus procesos con la que conseguirá impulsar su negocio y mejorar su competitividad. Contacte con nuestros expertos.
