El control de acceso a la información y en definitiva, la seguridad documental, es quizás uno de los capítulos más delicados en estos días, ya que puede ser que el responsable de manejar los documentos ponga en juego la integridad del negocio si hay cualquier equivocación, pérdida o se da el caso de que no sea capaz de encontrar aquella información necesaria para cerrar un presupuesto, ni localice una factura para solventar un error, poniendo en tela de juicio a la empresa y su agilidad.
Por ello, es fundamental tener muy claro que el papel siempre supone un problema que atañe a la eficiencia de las organizaciones, al complicar todos los procesos cuando intervienen varias personas en el acceso a la información. Apostar en estos casos por la digitalización o simplemente contar con un software de gestión documental adecuado siempre ayuda a disminuir notablemente los problemas, de tal manera que el funcionamiento de la empresa no se vea comprometido, entorpecido, ni limitado si el responsable habitual de determinadas tareas se encuentra ausente.
Imagine por un segundo lo que significa seguir empleando el papel en estos casos al no tener una adecuada trazabilidad en la gestión de la información cuando, por ejemplo, se realizan modificaciones en un documento o no se tiene ni idea por las manos que ha pasado, ya que esto, puede acarrear serios problemas a la larga.
Un buen sistema de gestión documental le ayudará a saber y tener claro todos los cambios que se han realizado en el mismo, siendo capaz de guardar un histórico y llegando a tener auditorias completas de cada uno de los usuarios, lo que es sin duda un salto cualitativo en la protección de la información que maneja frente a la opción del papel.
Restringir los accesos a aquella información sensible es otra de las vías más adecuadas para mantener seguros aquellos documentos confidenciales o que no deban estar al alcance de todos los trabajadores.
De hecho, un sistema documental correcto, tanto el acceso a las carpetas y documentos confidenciales se puede restringir de forma selectiva, mediante la clasificación del perfil del empleado por niveles de permisos, o bien mediante contraseñas.
Es muy sencillo, ya que este tipo de soluciones le da la posibilidad de filtrar el acceso y otorgar privilegios y evitar que un becario no tenga posibilidad, por ejemplo, de modificar un presupuesto.
Se trata de personalizar quien accede a la información, lo que le ayudará a tener mayor control y seguridad sobre los documentos que hay en su empresa.
Otra medida de seguridad clave es la autenticación. Hablamos de la firma electrónica que permite a los remitentes rubricar los documentos de salida y, dejarlo todo programado, sin complicaciones futuras y a los receptores asegurarse de que el documento que recibe proviene del emisor indicado y que no se ha producido modificaciones desde su firma.
Hacer copias de seguridad es, también, básico para no tener problemas, siendo el backup, como saben, una herramienta fundamental en la gestión de la información.
Aunque también es crucial tener un sistema que permita la localización fácil y sencilla de cualquier información. El formato electrónico lo logra a través de la indexación de tal manera que es posible extraer toda la infomación relevante introduciendo en la búsqueda el nombre, la temática, empresa o palabra que determine creando bases de datos personalizadas gracias a los metadatos.
Con MyDOCument podrá encontrar sus documentos cuando los necesite, aumentando la seguridad de su información e incrementando su control.
Todo gracias a una interfaz muy sencilla que le permitirá ver el tiempo empleado en la gestión de los documentos, medir la eficiencia de sus procesos y ver el estado de cada uno de ellos en cada momento.
Recuerde, no lo dude: busque soluciones innovadoras que impregnen de eficiencia a su organización.
Imagen: Designed by Freepik
