8 razones (de peso) que le llevarán a abandonar el papel en su organización y apostar por la digitalización

La digitalización de documentos es un proceso que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital. O dicho de otra forma: es el vehículo ideal por el cual su organización tendrá al fin la puerta abierta a la mejora de la productividad, pero también le ayudará a automatizar sus procesos, ganando  un ahorro de costes notable lo que contribuirá a tener más expectativas de negocio mejorando, así, en competitividad.

El impacto que tiene la digitalización de los documentos en su empresa podríamos decir que incide en:

  1. Reducción de espacio físico, diciendo adiós a los archivos tradicionales y al papel encima de la mesa, ganando en una mejor organización y clasificación al reemplazar estantes desocupando espacios que podrían emplearse para otros menesteres.
  2. Mayor movilidad, gracias a la digitalización podrá disponer de los documentos en cualquier momento sin necesidad de desplazamientos innecesarios. Además imprimir será más fácil, ya que la nueva generación de multifuncionales inteligentes integran soluciones para hacer más sencillo el acceso a sus documentos estratégicos desde cualquier lugar.
  3. Ahorro de tiempo, agilizando la búsqueda y consulta de la información con tan sólo un clic. Dirá adiós a la duplicidad de documentos y disminuirá la espera y la atención a sus clientes.
  4. Menos costes. Olvídese del manipulado, la impresión, el envio, los gastos de almacenamiento…
  5. Compartir información será más fácil entre departamentos y personas tanto dentro como fuera de la empresa, lo que fomentará la colaboración y que simultaneámente varias personas puedan acceder a la información ganando en eficiencia.
  6. Más control al poder introducir filtros de seguridad avanzados para saber quien accede y realiza modificaciones y mayor custodia de los mismos.
  7. Mayor seguridad evitando el desgaste de los originales, pérdidas, robo y extravíos, garantizando su integridad y perdurabilidad… Pero, además, incluso su información podrá ser más fácilmente almacenada en la nube adaptándola y actualizándola a sus necesidades.
  8. Ayudará a preservar mejor el medio ambiente al ahorrar papel, disminuir residuos y contribuirá a un desarrollo sostenible.

En Grupo Korporate disponemos de servicio de digitalización y custodia pero también de soluciones de captura que le proporcionarán funcionalidades extras como la extracción automática de datos de los documentos y reconocimiento inteligente. Así nuestra Solpheo KCM es un software de captura rápido y eficaz que liberará a sus trabajadores de muchos trabajos administrativos permitiéndole mejorar en eficiencia.

Además disponemos de distintas soluciones que integran todo, que además de digitalizar, archivar, recuperar y gestionar sus documentos le ayudarán establecer flujos de trabajo, mejorar la conectividad con su ERP y tomar mejores decisiones gracias al Business Intelligence, midiendomejor la eficiencia en sus procesos.

Recuerde: menos papel es igual a mayor eficiencia.

TECNOLOGÍA SIMPLE PARA ESPACIOS
INTELIGENTES DE TRABAJO