7 preguntas que le ayudarán a saber si necesita un gestor documental

La cantidad de información que maneja a diario una organización hace que los sistemas de gestión y archivo tradicionales estén obsoletos. De hecho, los volúmenes de información dentro de las empresas crecen a una tasa de 200% anual (datos Forrester Research) por lo que hoy se hace necesario herramientas que ofrezcan garantías de seguridad y que sean capaces sobre todo de agilizar los procesos.

Sabemos que los documentos son uno de los principales activos de las organizaciones ya que atesoran información vital para el funcionamiento de las compañías. Su gestión es crucial para el buen desarrollo y marcha del negocio, pero en muchas ocasiones sigue olvidándose que una buena o una mala custodia, almacenamiento, manipulación y localización pueden influir en el éxito o fracaso de su proyecto empresarial.

Tanto las grandes, como las pequeñas organizaciones no pueden permanecer ajenas al impacto que supone ya una óptima gestión documental que señala tanto a mejora de la eficiencia como a una mayor seguridad de la información. Desde Korporate Technologies Group entendemos que es fundamental saber detectar cuáles son aquellos indicadores que determinan con urgencia que debe implantar un gestor documental y con este fin hemos elaborado siete sencillas preguntas con las que podrá testear, con acierto, si su empresa necesita tener un mayor control de su flujo documental

Veamos:

1.- ¿Tiene habitualmente papeles distribuidos por encima de su mesa y carece de espacio para ordenar su información? Si en su organización es habitual esta instantánea demuestra que todavía su empresa está a años luz de poder ser eficiente y tener una mejor gestión de los recursos. Vaciar todas las estanterías de un golpe, aplicar criterios de selección, organizar por categorías y abandonar la tendencia de ‘archivar todo’, son pasos previos e ineludibles para poner orden al desorden. Sin embargo, es la digitalización de su información la que otorgará otorgará altos niveles de seguridad, más ahorro y una mayor accesibilidad.

2.- ¿Ha tenido alguna vez dificultad para localizar sus documentos? 18 minutos es el tiempo medio empleado para buscar un documentos. Sin embargo si incluso llega a emplear cinco minutos en la localización, sepa que con un software de gestión documental el tiempo de espera es cero debido a la indexación de metadatos que permite un ahorro de tiempo notable en la localización de los mismos. Las búsquedas se pueden realizar por palabras clave, fechas… Las posibilidades son múltiples con tan sólo hacer un clic para la mejora de la productividad en su organización.

3.- ¿Sigue almacenando sus archivos en cajas y carpetas? La cantidad de papel crece de forma exponencial cada año en una empresa, seguir acumulando información en soporte físico supone un riesgo claro para la confidencialidad e integridad de su información, pero también es una garantía para la pérdida y el extravío. Además con la eliminación de papel en la oficina contribuye la mejora medioambiental.

4.- ¿Imprime sus documentos más de una vez al día? Sin papel hay menos riesgo de que una organización pierda su información, sin embargo aún optamos por hacer copias impresas de nuestra documentación habitual, siendo esta acción la puerta abierta al caos y las duplicidades, pero también produce un incremento de costes. Recuerde que entre el 6 y el 15% de los ingresos totales de las empresas se destinan al manejo de documentos e implementar un gestor documental puede llegar a reducir sus costes de impresión entre un 20 y un 40 por ciento.

5.- ¿Sabría decir cuándo se realizó la última modificación de un documento y el responsable de la misma? Conocer pormenorizadamente quién hizo el último cambio es mucho más fácil con un gestor documental ya que le permite saber el histórico de todo el documento, lo que le llevará tener más control de todas aquellas modificaciones, teniendo así su información mucho más segura pudiendo realizar un seguimiento pormenorizado de las diferentes versiones algo que es claramente imposible si sigue dando la espalda al formato electrónico.

6.- ¿Realiza de forma habitual copias de seguridad de su documentación? Tenga en cuenta que muchas veces debe garantizar la perdurabilidad de su información y esto en soporte físico se complica notablemente. Hacer copias de seguridad (Backup) es imprescindible en una buena gestión documental, así como la posibilidad de realizar controles de acceso a aquella información confidencial, permitiéndole un mejor control y seguridad en la manipulación de sus documentos.

7.- ¿Puede compartir sus documentos entre distintos departamentos sin necesidad de sacar copias o colapsar la bandeja de entrada de sus compañeros de trabajo? Hoy día es habitual editar, crear, modificar y compartir información entre más de una persona por lo que facilitar la gestión en sus procesos documentales y tener estos en un único lugar accesible a todos los miembros de la organización, le ayudará a hacer su entorno de trabajo más colaborativo pudiendo conectar más fácilmente los departamentos y mejorar la comunicación interna de su organización. Además un entorno de trabajo accesible y colaborativo llega a mejorar la entrega de proyectos una media del 23 por ciento en términos de tiempo y costes del proyecto, según AIIM.

Desde Korporate Technologies consideramos que la necesidad de implantar herramientas y soluciones capaces de procesar toda la documentación, organizarla y poder extraer valor añadido es ya hoy básico en la mejora del rendimiento de las compañías. Conseguirá más agilidad, un mayor control de los documentos que se producen y se reciben en la oficina, mejorando en organización, optimización de espacio y sobre todo obteniendo un mejor control y mayor seguridad en tus procesos. La información es ya un valor intagible y supone una ventaja competitiva para las empresas que saben gestionarla. #beDIGITAL

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